A arte da comunicação: você a domina?

"Em geral, toda secretária possui algumas características em comum que são fundamentais para o exercício da profissão. Um exemplo básico, é a facilidade de se comunicar, seja de que forma ou com quem for.

O ser humano se comunica de diferentes formas para expressar o que sente. Isso varia de pessoa para pessoa, de acordo com a personalidade de cada um, e depende da idade, sexo, raça, religião, crenças, nível cultural e social de cada um.

Também é fundamental levar-se em conta a situação vivida, ou seja, se é uma situação totalmente nova ou recorrente, o ambiente, o grau de familiaridade com o agressor e o nível de emoção da pessoa agredida para definir se o seu comportamento e atitude em relação à ação e reação a ser tomada será eficaz, como também o grau de impacto gerado frente a uma ou mais pessoas.

Agimos e reagimos diferentemente diante de algum problema e, não raro, encontramos outras formas de resolvê-lo, mesmo quando ele se repete, o que reflete nosso nível de tranquilidade, poder de julgamento, maturidade, equilíbrio, raciocínio, segurança e criatividade.

Quantas vezes, em sua vida, especialmente em seu ambiente de trabalho, você não quis dizer alguma coisa e disse outra totalmente diferente, ou mesmo se calou quando deveria se pronunciar para se defender ou mostrar seu ponto de vista em determinada situação. Isso acontece se formos sensíveis ou vulneráveis a certos assuntos e, por isso, ficamos apáticos, medrosos e inseguros para responder, o que representará aos olhos dos outros, uma forte ingenuidade, timidez, ignorância, passividade e insegurança para agir.

Por outro lado, o contrário também poderá ocorrer, ou seja, se formos rápidos e firmes para responder a algum comentário ou ataque, demonstraremos ser mais agressivos, destemidos, confiantes e inteligentes.

Quantas vezes você não se surpreendeu com amigos e colegas tendo determinada reação quando você poderia jurar que aquilo jamais aconteceria ou que, aquela pessoa deveria ter tido outra atitude.

Até você mesmo, quando se depara com algum problema e resolve a situação de uma determinada forma, logo em seguida, fica se remoendo, porque deveria ter agido de uma forma completamente diferente mas que, na impulsividade e no calor da emoção, tomou uma atitude totalmente inversa da desejada, o que, muitas vezes, o prejudicou, profissional e socialmente.

Em casa, no trabalho, com amigos ou mesmo entre desconhecidos é preciso ter uma certa dose de equilíbrio para saber usar ou não a palavra na hora certa. Aliás, isso é fundamental. Pensar o que poderia ter dito ou feito depois de algum fato acontecido de nada adiantará. O tradicional argumento de que “se eu tivesse falado ou feito aquilo…”, “se eu não estivesse tão nervoso…”, “por pouco eu não…”, “eu quase…”, “tive de contar até dez para…”, “respirei fundo para não”, “como eu pude deixar aquilo acontecer comigo”, “se fulano não tivesse se intrometido”, “da próxima vez eu,,,”, “isso não irá mais se repetir”, etc., perde o sentido, após o fato ter acontecido.

Até mesmo quando se consegue pensar antes de se pronunciar a primeira palavra, muitas vezes, até sem perceber, falamos de uma forma que a pessoa não consegue entender, ou pior, entende o recado de forma totalmente errada e distorcida. Por isso, deve-se pensar duas vezes, ou seja, pensar bem antes de falar e, ainda, imaginar se o que for dito, será plenamente entendido pelo receptor da mensagem.

Se você foi feliz ou não em determinada situação é um mérito só seu e também de nada garantirá que determinada pessoa não o provoque novamente ou que aquele fato não se repita. Tudo dependerá do seu estado de espírito no dia.

Até mesmo quando não dizemos nada frente a algum problema, estamos, falando muito ao julgamento dos outros. Por isso, muitas vezes, calar poderá ser a melhor ou pior alternativa em determinado momento.

Existem também aquelas pessoas que esperam os ânimos se acalmarem para só então agir. Costumam chamar a pessoa em particular para expressar o que pensam e sentem. Em geral, isso também dá resultado e sua imagem muda radicalmente em relação àquela pessoa, embora nada garantirá a boa convivência entre as partes.

Brigar, xingar, ignorar ou mesmo deixar de falar com determinada pessoa, mudar de departamento, de emprego ou de chefe, fingir que nada aconteceu ou mesmo difamar a tal pessoa aos quatro cantos, também não são as melhores alternativas.

Uma vez, ouvi em entrevista, um famoso psiquiatra brasileiro comentar que, desde jovem sofria com esse tipo de problema. Não sabia se defender ou responder à altura quando era necessário, embora sempre tivesse a resposta na “ponta da língua”, porque preservava muito a elegância e a educação.

Era comum gaguejar, ter argumentos desconexos, ou mesmo se perder no pensamento quando precisava expressar seu sentimento.

Sempre se achou uma pessoa inteligente e madura, porém, por insegurança e timidez, deixava sempre a desejar quando precisava agir.

Vendo-se sem saída, desenvolveu uma tática infalível. Com tranquilidade, pensou em todas as situações já vivenciadas e as analisou em detalhes. Como um roteiro, planejou atitudes e respostas para cada uma delas. Foi um pouco trabalhoso, porém, quando aquele tipo de situação se repetia, em maior ou menor intensidade, era só se lembrar do roteiro para falar e agir conforme o planejado. Assim, mostrou-se ser uma pessoa mais segura e confiante e, aquelas pessoas que costumavam importuná-lo, aprenderam a respeitá-lo e perderam a força.

Peguei aquele exemplo para mim e procurei fazer o mesmo. E não é que deu certo? Não foram poucas as vezes em que pude “tirar uma carta da manga” e dizer minha opinião sobre determinado assunto ou agir adequadamente em um momento crítico.

Já, as pessoas mostravam-se boquiabertas ou então calavam-se frente ao meu comentário, ora agressivos, ora gentis, porém, sempre ditos com muita firmeza, personalidade e propriedade.

Pude me sentir muito mais aliviada e segura de mim mesma. Por isso, se você se sente vítima de situações desse tipo, faça o teste.

Em teoria, poderá soar estranho fazer isso, porém, na prática, essa técnica se mostrará muito eficiente.

Caso não consiga criar boas alternativas para determinado problema e não saiba o que e como falar, converse com amigos ou pessoas que admira, pois, certamente, elas lhe ajudarão muito. E você, com certeza, aprenderá a se defender e a ser uma pessoa mais livre, dona de si e, acima de tudo, mais respeitada.

Lembre-se de que, não é você que é mal-educado ou indelicado por responder e sim quem fez o comentário maldoso ou desagradável em um momento inoportuno.

Acredite: mais do que a força física, o poder de uma palavra pode derrubar uma pessoa."

Fonte: Tudo sobre secretariado