A imagem que uma empresa constrói perante seu cliente vai além de modernos cartões de visita, prédios suntuosos, endereços em bairros elegantes e executivos bem vestidos e educados.
Não podemos nos esquecer, nunca, de que a secretária sempre foi e será o cartão de visita de qualquer empresa.
Certa vez, participando de uma palestra com uma profissional em etiqueta, ela nos contou que havia chegado uns minutos adiantada para uma reunião em uma conhecida empresa.
Após ter se identificado à secretária, ela foi conduzida à sala de reunião para aguardar o tal executivo. Nesse momento, a secretária disse a ela para que aguardasse ali e que seu chefe viria recebê-la assim que termimasse a reunião. Alguns minutos depois, entra na sala o tal executivo e se depara com a consultora em pé o aguardando, perto da janela. Ele, supreso, perguntou a ela por que ela não havia se sentado enquanto o esperava. Ela, então, lhe respondeu, timidamente, que não havia se sentado porque a secretária dele não havia dito para ela se sentar. Ele, claro, ficou sem graça, se desculpou e iniciou a reunião. Sabe-se lá o que a tal secretária teve de ouvir do chefe depois da reunião.
Parece uma tolice, uma história totalmente sem nexo, não é? Porém, acreditem, é tão comum que vocês nem podem imaginar.
Infelizmente algumas secretárias estão mais preocupadas com a roupa que irão trabalhar, com o perfume, com o tipo de maquiagem que irão usar, com as unhas, a pele e o cabelo. Não que isso não seja importante. É claro que é! Mostrar uma boa aparência reflete o respeito que se tem pelo cliente. Porém, não é só isso. Existem outros pequenos, mas importantes detalhes, que fazem toda a diferença na hora de se recepcionar bem um cliente.
Quando um executivo chega à qualquer empresa, seu contato inicial e principal será com a secretária e, por isso, ela deve sempre se mostrar gentil e interessada em ajudar o visitante e fazer bom uso de sua etiqueta.
A seguir, memorize essas dicas úteis para receber bem e impressionar qualquer cliente que vier a visitar sua empresa:
* Deixe a recepcionista e o segurança cientes da visita e da importância do visitante. Libere o estacionamento para ele e não se esqueça de informar o nome e a empresa de onde vem o cliente, pois isso facilitará o trabalho de ambos;
* Cuide de sua apresentação pessoal e aguarde pelo cliente assim que ele chegar, seja em sua sala ou na porta do elevador. É muito desagradável quando um visitante sai do elevador e fica desorientado sem saber para que lado ir;
* Se ele aparecer à sua frente de uma forma inesperada e você estiver ocupada com algo ou atendendo ao telefone, dê atenção ao cliente imediatamente;
* Apresente-se com um sorriso sincero, chame-o pelo nome e faça-o se sentir à vontade, ofereça algo para ele beber e ler;
* Se ele estiver em uma sala de espera ou sala de reunião, verifique a temperatura do ar-condicionado, pois, ninguém reclama, mas todo mundo sabe que incomoda;
* Converse sobre amenidades (tempo, trânsito, notícia do dia, etc.), caso ele esteja já há algum tempo aguardando pelo seu chefe;
* Demonstre atenção ao visitante, e vá à sala onde ele estiver, e pergunte se ele precisa de mais alguma coisa;
* Seja discreta. Se o cliente estiver aguardando na sala de seu gestor ou na sala de visitas ao lado da sua, evite falar ao telefone ou mesmo conversar com outros funcionários na presença dele. Pode ter certeza de que, mesmo sem querer, ele ouve tudo;
* Nunca, em momento algum, tome o seu café da manhã ou coma em seu local de trabalho, principalmente na presença de clientes;
* Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado, com assuntos confidenciais bem guardados e longe de curiosos;
* Evite discutir ao telefone com quem for, falar muito ou rir alto, mesmo que isso seja um hábito seu;
* Mesmo que o cliente pergunte, nunca dê nenhuma informação particular sobre seu chefe ou empresa. Na dúvida sobre o que responder, diga que não sabe sobre o assunto. Muitas vezes, essa sondagem ocorre com candidatos à alguma vaga na empresa;
* Quando a hora da reunião chegar, acompanhe o visitante até a sala de seu chefe e feche a porta;
* Evite incomodá-los durante a reunião e procure manter seu local em silêncio;
* Ao término da reunião, despeça-se do visitante, oriente-o na saída e o agradeça pela visita.
Pronto! Missão Cumprida! Ponha-se sempre no lugar do visitante e imagine como você gostaria de ser recebida na empresa.
Com certeza você já presenciou algum deslize ou indelicadeza com um cliente, ou mesmo, sem querer, você não lhe deu a devida importância.
Eu mesma, na condição de secretária, já fui recepcionada por secretárias de altíssimo nível em empresas do mesmo gabarito, tanto na condição de candidata à uma vaga, como representante da empresa em que eu trabalhava. Com tal atitude, elas me fizeram admirar ainda mais a empresa. Outras secretárias, porém, que não tinham a mesma postura, deixavam muito a desejar, o que refletia negativamente na imagem que eu tinha em mente sobre determinada empresa. Quando se é bem recepcionado, temos a impressão de que todos os funcionários são assim com os visitantes: bem educados, atenciosos, comprometidos e, principalmente, competentes.
Lembrem-se de que a secretária, muitas vezes, pode ter um nível de educação e classe superiores ao do seu chefe, mas nunca poderá ser inferior.
Podem estar certos, o visitante quando muito impressionado e satisfeito com o atendimento, agradecerá a você ou comentará com seu gestor, e isso lhe dará uma grande satisfação.
Muitas vezes, não sabemos o motivo da reunião nem o grau da importância de determinado visitante; por isso, tenha sempre um padrão único de atendimento.
Nunca se sabe quando aparecerá uma consultora de etiqueta para uma reunião com seu chefe em sua empresa.
Fonte: Tudo sobe secretariado
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