A importância da comunicação interpessoal

A importância da Comunicação Interpessoal foi o foco desta conversa. Confira alguns dos principais assuntos que rolaram:

– A tecnologia serve para ajudar a realizar as atividades, a haver maior cumplicidade.

– Quando executivo cresce, a secretária cresce junto. É uma profissão que não será extinta devido aos executivos serem mais independentes ou devido à tecnologia.

– Disciplina e organização pessoal.

– Adequação para o trabalho com dois ou mais diretores diferentes, com prioridades diferentes.

– Toda estrada tem buracos e curvas.

– Formalidade x informalidade.

– A importância dos feedbacks.

O domínio da comunicação interpessoal nas organizações permite que colaboradores e executivos conheçam-se melhor, com isso, juntos alcançam melhores resultados e sucesso.

Muitas qualidades são valorizadas no ambiente corporativo: liderança, trabalho em equipe, automotivação, criatividade, agilidade, porém, comunicação interpessoal vem destacando-se, pois é chave fundamental para o sucesso de líderes e colaboradores.

As organizações estão exigindo cada vez mais profissionais com habilidades que superem o “modelo básico” da profissão. Profissionais dispostos a ir além do que se é esperado pela empresa, pronto a colaborar com o crescimento da organização e o crescimento pessoal.

A comunicação interpessoal na organização é fundamental para o sucesso do líder, colaboradores e organização como um todo. Imagine um chefe que não consegue ser claro no que precisa, não sabe dar ordens, explicar de uma forma clara um projeto, ou então, compartilhar seus conhecimentos com seus liderados? Com certeza não terá um resultado positivo na sua função, pois seus colaboradores terão dificuldades de executar as tarefas que lhe são designadas.

Esse caso pode ser ao contrário também, um funcionário que não consegue ser claro com seu líder, relatar seus resultados, idéias, ou então, tem dificuldades de se relacionar com seus colegas de trabalho? Em ambos os casos temos um problema de comunicação que pode afetar todo um departamento.

Nós secretárias precisamos entender e ser entendidas!

Busque aperfeiçoar sua comunicação. Será que você esta conseguindo transmitir tudo o que é necessário de uma forma clara e objetiva? Seu executivo esta sendo claro ao lhe designar uma atividade?

Fonte: Super Secretária Executiva

O poder das emoções nas negociações

Para Shapiro, levar em conta essas dimensões faz toda a diferença e pode levar ao sucesso da negociação.

Um caminho promissor para ser bem-sucedido em uma negociação é saber lidar com as dimensões emocionais que estão sempre presentes nelas. No livro Além da razão – a força da emoção na solução de conflitos, que escreveu em parceria com Roger Fisher, o professor Daniel Shapiro desenvolve a ideia de que é possível a um interlocutor estimular emoções positivas e superar as negativas ao demonstrar apreço e valorizar a afiliação, autonomia, status e a função do outro.

Para Shapiro, levar em conta essas dimensões faz toda a diferença e pode levar ao sucesso da negociação. Um interlocutor desconsiderado, por exemplo, tem as emoções negativas, como raiva e impaciência, estimuladas e reage de forma contrária aos interesses da outra parte. Já quando ele se sente apreciado, as emoções que emergem são as do entusiasmo e da afeição, o que o torna cooperativo.

A vantagem de conhecer e saber lidar com essas dimensões emocionais é que elas podem ser exploradas com a finalidade de entender a experiência emocional de cada parte e como uma estratégia para estimular emoções positivas em nós mesmos e nos outros interlocutores.

Shapiro destaca que a consciência do funcionamento desses mecanismos emocionais ajuda a enxergar o que pode ser motivador para alguém, de forma que se possa ajustar o comportamento em uma negociação para estimular a outra parte. Além disso, essa autoconsciência ajuda a mitigar alguma emoção negativa que comece a aflorar no processo. Essas ações convergem para manter o processo de negociação equilibrado.

Uma das maiores ameaças à negociação, segundo Shapiro, é assumir que o interlocutor é um adversário. Para ele, negociadores não são adversários e sim “sócios”, e se uma parte tem um problema, esse problema é da outra parte também e é preciso sentar e tentar resolvê-lo.

Para estabelecer um processo de negociação positivo, Shapiro recomenda que cada interlocutor busque sempre entender a perspectiva do outro, encontre méritos no que o outro pensa e comunique a ele essa percepção. São atitudes que expressam o respeito e a atenção de um interlocutor ao outro e que encaminham a negociação para um resultado em que todas as partes ganham.

Fonte: HSM

“Consciência plena” aumenta as possibilidades de sucesso nos negócios

Em artigo na revista Forbes, Kathy Caprino, consultora especialista em liderança e coaching, comenta que sua experiência profissional tem mostrado que a maneira pela qual vemos a nós mesmos e o mundo a nossa volta pode alterar dramaticamente nossa vida e experiências, inclusive nos negócios.

Caprino vivenciou na prática a importância do conceito de “atenção ou consciência plena” (mindfulness), desenvolvido por Ellen Langer, professora da Universidade de Harvard e autora do livro The power of mindful learning.

Langer define a “consciência plena” como um processo de notar ativamente novas coisas. Ela acredita que, quando fazemos isso, nos colocamos no tempo presente e mais sensíveis ao contexto e às perspectivas atuais. Segundo ela, isso é a essência do engajamento e uma forma de gerar energia e não de consumi-la.

Para Langer boa parte do estresse vivenciado por muitas pessoas está nas avaliações negativas e irracionais que elas fazem e na preocupação antecipada de que enfrentarão problemas que não estarão aptas a solucionar.

“Todos buscamos estabilidade, queremos manter as coisas estáticas e, pensando que podemos fazê-lo, achamos que é possível controlar as situações. Porém, como as coisas estão em constantes mudanças, esse tipo de pensamento não funciona”, afirma Langer. “Na verdade, ele nos leva a perder o controle.”

Quando essa ideia é aplicada no processo de trabalho, é possível perceber vários equívocos rotineiramente cometidos. Para Langer, quando alguém no trabalho diz “este é o jeito correto de fazer isto”, isso não é verdade. Há sempre várias maneiras de fazer a mesma coisa e o modo de executá-la depende de fato do contexto. “Não se pode resolver os problemas de hoje com as soluções de ontem”, afirma Langer.

Ela alerta para o perigo de ensinar as pessoas a fazer as coisas automaticamente. As regras que funcionam para determinada pessoa podem não funcionar para outras. Para Langer, quando se exerce a “consciência plena”, as regras, as rotinas e os objetivos guiam as pessoas, mas não as governam.

Caprino se interessou em saber como é possível desenvolver essa “consciência plena” na vida e nos negócios. Ela identificou cinco etapas sugeridas por Langer.

A primeira é desenvolver a atitude de descobrir, criar e notar coisas novas. A segunda é perceber como um comportamento pode ser entendido de forma diferente em diversos contextos. A terceira é achar formas de ver nos erros lições para o sucesso. A quarta é ter consciência de que o estresse é o resultado de nossas visões sobre os fatos e, por fim, a quinta é ser autêntico, afinal, se cada um não for verdadeiro para si mesmo, nada mais em sua vida pode funcionar positivamente.

Ellen Langer participa da HSM ExpoManagement 2015. Em 11 de novembro, às 11h, ela apresenta a palestra “Mindfulness em uma Era de Grande Complexidade: rompendo barreiras através da consciência plena”. A HSM ExpoManagement acontece de 9 a 11 de novembro, no Transamerica Expo Center, em São Paulo.

Para saber mais sobre a HSM ExpoManagement 2015 e todos os temas que serão tratados, clique aqui.

Fonte: HSM

A 3 disfunções de um líder

A crônica a seguir foi escrita por Marcos Rezende, fundador do Insistimento, um dos maiores blogs sobre empreendedorismo do país

Eram nove e meia da noite e o aviso de embarque próximo ainda não havia surgido na tela acima do portão de embarque do vôo que levaria Carlos, diretor executivo de uma pequena, mas robusta indústria do interior do sul do país, para casa.

Nada mais havia para ler.

E-mails, revistas, jornais, notícias, tudo já havia se esgotado.

No agito da sala de espera do aeroporto, encarando a esmo e sem objetivo um totem publicitário de uma companhia de carros, Carlos lembrava de quando tinha começado a sua carreira vinte anos atrás.

Apesar de ainda jovem e de ter conquistado praticamente tudo que achava que poderia alcançar, de certa forma ali, naquele aeroporto, sentado em frente aquele totem, Carlos estava começando a enfrentar aquilo que mais temia.

Das suas lembranças vieram imagens sobre o primeiro contrato que fechou com um de seus clientes e seus dois primeiros funcionários.

O cliente, Seu Leopoldo, era um homem grande verticalmente e horizontalmente, além de trazer um bigode grisalho e de respeito sobre a boca enquanto reproduzia palavras de cobrança e simpatia.

Já seus dois funcionários, que Carlos tentou lembrar o nome, mas não conseguiu, eram mais medrosos que simpáticos. Na realidade Carlos não sabia se eram bobos ou inocentes, mas que certamente não tinham as melhores qualificações para estar ali.

Enfim, Carlos se lembrou dos barracões que alugou, das casas que morou e vendeu e dos filhos que teve com sua amada esposa.

De certa forma, apesar da perfeição de vida que Carlos acreditava viver como empresário e chefe de família, ele ainda estava correndo atrás das mesmas coisas que corria quando jovem, só que agora com um pouco mais de dinheiro no bolso e um pouco mais de dívidas no banco.

Ele não chegava mais em casa para a hora do jantar, sua conta bancária vez ou outra entrava no vermelho por causa de metas de vendas não cumpridas, extravagâncias pessoais cometidas ou um simples erro de cálculo do orçamento doméstico e da empresa que se misturavam.

De fato, Carlos já havia se convencido de que sua vida teria que ser daquele jeito mesmo até o final, por mais que ele soubesse que outras pessoas e colegas seus estavam levando uma carreira muito mais saudável à frente dos seus negócios.

Soou a chamada para o seu vôo e Carlos levantou meio que assustado pelos breves segundos de sono ou pesadelo. Não sabia.

Recolheu a revista e a pôs sobre a pasta, arrumando o terno ao mesmo tempo em que buscava no bolso seus documentos de identificação para embarcar.

Recepcionado na porta do avião por uma moça alta e morena muito simpática, Carlos caminhou em direção a sua poltrona perguntando-se como que alguém conseguiu construir uma empresa tão grande e tão “arrumadinha” como aquela.

Ao sentar em sua poltrona próxima a janela, ele admirou as luzes lá de fora que lembravam a festa junina onde conheceu a sua esposa no interior de São Paulo onde parte da família do seu pai morava quando ele era pequeno.

Lembrou de como ela estava vestida e de como ele lhe contou seus sonhos de criança.

Reviu toda a cena em que ele e sua atual esposa dançavam de mãos dadas ao redor da fogueira com seus amigos enquanto foguetes explodiam sobre suas cabeças e o gosto de paçoca ainda quente dava gosto às suas bocas.

Pena que essa bela lembrança teve de ser interrompida pelo toque da aeromoça no seu ombro pedindo-o que colocasse o cinto de segurança para ouvir as instruções de vôo.

Mas passadas as instruções e tendo decolado o avião, Carlos resolveu tomar seu caderno de notas nas mãos para fazer algumas reflexões sobre quem ele tinha se tornado e porque ainda não havia conquistado a vida que almejava quando adolescente uma vez que materialmente ele possuía tudo aquilo que aparentemente desejava.

Carlos então anotou a palavra confiança no papel, ou melhor, falta de confiança.

Inúmeras vezes ele havia aceitado uma negociação desfavorável ou se negado a participar de alguma jogada comercial mais arriscada porque faltava confiança em si, na sua equipe e na sua capacidade como um todo de entregar o combinado.

Essa falta de confiança, gerou um medo de conflitos (segunda palavra anotada) que o fez desistir antes de tentar outras estratégias para conseguir o que queria.

Carlos sempre foi um cara bem comercial, vendedor e gente boa, que vendia mais pelo fato de ser boa gente que pelo fato de ser bom negociador.

Suas margens eram pequenas e seu arrojo bem conservador, levando-o consequentemente a uma falta de compromisso com aquilo que estabelecia para si em termos de metas. Aliás, compromisso foi mais uma palavra que Carlos colocou no papel enquanto voava de volta para casa.

Paralisado observando as costuras do encosto da cabeça da poltrona da frente da sua, Carlos confrontou-se com alguém que ele não desejaria ter sido, mas que infelizmente se tornou.

Alguém sem confiança, com medo de conflitos e pouco comprometido com as coisas que falava.

As 3 disfunções de um líder que acabara de anotar o fizeram confessar para si mesmo que deveria mudar de comportamento se quisesse alterar o rumo dos seus negócios.

Lembrou-se de uma dica que um amigo seu lhe passou sobre reconquistar os objetivos de carreira que dizia para parar de olhar para o retrovisor e voltar toda a atenção para o para-brisas.

Algo como não olhar mais para o passado e sim para o futuro de modo a não bater o carro e agir diferente para conquistar aquilo que ainda pode ser conquistado.

Esperançoso pela mudança, Carlos caiu no sono enquanto seu vôo seguiu viagem e a nossa história parou por aqui.

Talvez Carlos tenha mudado a sua postura e corrigido essas disfunções no seu comportamento ou simplesmente tenha encarado estes momentos como uma epifania ridícula do seu intelecto a respeito da sua própria vida.

Não sabemos.

Independente do que aconteceu, todo líder deve escolher aquilo que deseja representar e conquistar para poder viajar melhor nessa grande, tumultuada e arriscada estrada que é empreender.

Portanto, tornar-se mais confiante, passar a encarar os conflitos como algo necessário e agradável e comprometer-se mais com aquilo que se sente, pensa, fala e faz é imprescindível para quem almeja conquistar metas mais audaciosas e levar uma vida mais saudável à frente dos seus negócios.

Que tenhamos uma boa viagem.

Fonte: HSM

O profissional de secretariado como gestor de resultados

Função ganhou autonomia, evoluiu para assessoria de gestores e desempenho do trabalho do profissional deve ser incluso nos indicadores de resultados.

A profissão de secretariado passou por uma grande transformação nos últimos anos: perdeu o perfil operacional, onde não havia autonomia e o profissional dependia 100% das instruções dos gestores, e incorporou o perfil de assessoramento, onde há uma participação mais ativa do profissional e autonomia para determinadas decisões.

Além das competências técnicas, uma secretária deve conhecer muito bem o perfil da empresa, dos gestores e dos clientes. “Quando você conhece o ambiente como um todo, consegue ir além do básico e ter iniciativa conforme a sua percepção das necessidades”, explica Bete D’Elia que é membro do Comitê Estratégico de Educação, do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, e consultora de Secretariado na Integração Escola de Negócios.

A maioria das empresas trabalha com indicadores de resultados, mas essas medições raramente são incorporadas ao papel da secretária. Podemos considerar que essa é uma grande falha das empresas, considerando que assessorar com objetivos significa ajudar a gerar resultados. No entanto, por ser algo incomum, o profissional de secretariado não está preparado para esse tipo de cobrança e é preciso desenvolver a competência.

A função da secretária é multidisciplinar e com atividades simultâneas, ela recebe várias demandas ao mesmo tempo e sofre muitas interrupções ao longo do dia, o que exige autonomia para diferenciar o que é importante do que é urgente. No entanto, algumas pessoas se sentem inferiores, pois os executivos não percebem nada disso, eles veem apenas os resultados.

Para Bete D’Elia, não basta apenas auxiliar a gerar resultados, é preciso gerá-los através das próprias atividades. “O ideal é fazer um cálculo sobre o tempo médio para atender a demanda diária, ressaltar prioridades e as áreas de resultado. Essa é a melhor forma de entender todas as etapas do trabalho e otimizar o tempo”, diz.

É através dessa medição que a secretária consegue entender o quanto a demanda extra impacta nas suas atividades cotidianas. Muitos executivos ficam de olho no desempenho x tempo da secretária e reclamam das atividades que não foram concluídas no dia, quando isso acontece, ela tem a sensação de que o tempo não é suficiente, o trabalho não rende ou que não está sendo valorizada. É nessa hora que os indicadores favorecem o profissional de secretariado.

Ao invés de se chatear, use os indicadores para explicar ao gestor o que está acontecendo, por exemplo: “Passo, em média, 2 horas por dia ao telefone, entre ligações de transferência, solicitações e soluções de problemas, mas, essa semana o atendimento subiu para cerca de 3 horas e 15 minutos, devido ao feriado no meio da semana (ou outra justificativa que seja comprovada pelos indicadores de outro período) e não consegui realizar todas as tarefas ao mesmo tempo, por isso priorizei a demanda do que era urgente e essas solicitações ficaram pendentes”.

Segundo Bete D’Elia, o ideal é usar a mesma ferramenta de qualidade que a empresa usa para outras áreas, assim fica mais fácil de explicar aos gestores. Caso a empresa não tenha nenhum modelo, crie sua própria forma de monitorar o desempenho.

Atenção: Não se cobre demais por não conseguir realizar todas as atividades no mesmo dia. O profissional de secretariado precisa ter noção das suas atividades e do rendimento do seu trabalho, mas os indicadores mostram resultados através de bases variáveis. Por exemplo, um dia você fez muitos atendimentos e no outro teve muitas solicitações. Entenda que nenhum dia é perdido, ele sempre vai render de um lado ou de outro.


Fonte: Manual da Secretária Executiva

Você está produzindo o necessário para sobreviver a 2015?

As correções necessárias para manter a operação agora tornarão a empresa mais competitiva no futuro. Muitos concorrentes não sobreviverão ao período ou ficarão mais fracos.

O ano começou com a eliminação de 81 mil vagas, conforme o Cadastro Nacional de Emprego e Desemprego (Caged), do IBGE. É um dado alarmante, já que o resultado é pior registrado em um mês de janeiro desde 2009, ano que foi marcado pela crise do subprime. Economistas, bancos, consultorias e o próprio governo creem em um PIB negativo em 2015 e, diferente de anos anteriores, o trabalhador será o mais penalizado. O mercado de trabalho passará a refletir fiel e rapidamente o que ocorre na economia.

O quadro de suposto emprego pleno dos últimos anos baseou-se no consumo. Só por isso, iria ruir. Agora, com as discussões sobre a redução da desoneração sobre folha de pagamento, que poderá subir em até 150% para alguns setores, empresários tendem a se antecipar e demitir.

Com a economia paralisada, o engessamento provocado pela CLT não deixa alternativa que não seja cortar pessoal. Ocorre que, para sobreviver ao momento, as empresas, mais do que nunca, precisarão do empenho de seus empregos. E como conseguir que eles, que serão ou temerão serem sacrificados, se engajem neste momento?

A transparência serve para fazer os funcionários se sentirem parte do todo. A eles, devem ser comunicados o quadro atual da empresa, a situação do seu segmento e o planejamento. Todos devem estar a par dos planos traçados para enfrentar as dificuldades, dos possíveis sacrifícios, alternativas e cenários futuros. Ao se sentirem parte da corporação, lutarão por ela – e pela manutenção de suas vagas.

Metas devem ser estabelecidas em todos os níveis. Deverão ser factíveis, a fim de dar confiabilidade aos indicadores e garantir a credibilidade do gestor. O administrador deve monitorar cada departamento. Os gerentes, cada um de seus liderados. É importante que decisões mais traumáticas baseiem-se no desempenho de cada profissional.

Historicamente, as empresas nacionais, por diversas razões, seguem alheias à busca por produtividade. Períodos de dificuldades evidenciam falhas. Corrigi-las garante a perenidade do negócio. É a produtividade que justifica a remuneração do profissional e garante a competitividade da corporação.

Crises geram oportunidades. As correções necessárias para manter a operação agora tornarão a empresa mais competitiva no futuro. Muitos concorrentes não sobreviverão ao período ou ficarão mais fracos. Quando o pior passar, os sobreviventes encontrarão menos players em seus nichos, e receberão mais encomendas. Quem sobreviver será mais forte em 2016.

Fonte: Administradores.com

Criatividade e a profissão de secretariado

Hoje é inquestionável a busca das empresas por profissionais que, além de bem qualificados para executar suas funções, sejam criativos. Quanto maior o nível do secretário executivo, maiores são as responsabilidades delegadas a ele e, para isso, maior deverá ser sua qualificação, desde noções de liderança e gestão estratégica, de pessoas e de projetos para auxiliar no processo de tomada de decisões, exigindo desse profissional muita criatividade.

Todos nós nascemos criativos, mas a vida acaba nos impondo restrições que nos obrigam a aprender a pensar sempre de um mesmo jeito, sempre alinhado com o que as pessoas pensam. Isso é extremamente normal, pois caso contrário nem sequer seriamos aceitos socialmente.

O problema é que quando nos acostumamos a pensar sempre do mesmo jeito e sempre buscando a concordância dos outros, acabamos matando nossa capacidade de pensar diferente e, consequentemente, nossa capacidade criativa. Dá para mudar isso? Com certeza, mas exige um certo esforço cujos resultados não vêm de uma hora para outra e nem de uma vez só. A seguir passo algumas dicas para você melhorar sua capacidade de pensar diferente e gerar inovações.

Desafie as regras – Todos nós, sem exceção, somos doutrinados a seguir regras desde a infância. ‘Não faça isso’, ‘Não suba aí’, ‘Isso é errado’, ‘As pessoas não fazem assim’. Cada ‘não’ que ouvimos é um tijolo que colocamos em paredes que formam ‘caixas’ que nos cercam, nos protegem e permitem que sejamos aceitos socialmente. Ao chegarmos à idade adulta, o fato de estarmos encerrados nestas caixas do pensamento impedem que visualizemos uma realidade fora deste mundo de regras.

Existe um jargão típico entre os consultores de criatividade que é ‘Pensar fora da caixa’ o que, na verdade, nada mais é que desafiar estas mesmas regras que nos podam o pensamento inovador e imaginar como ficaria cada situação se não houvesse regras, se não estivessemos presos aos paradigmas sociais e legais que formam os paradigmas do que é ‘certo fazer’, do que é correto e aceito pelas pessoas. Pensar fora da caixa é criar situações em que você possa se desvencilhar das convenções e normas e elevar o pensamento para encontrar soluções inovadoras e criativas.

Dê um ‘toc’ na cuca – Muitas vezes precisamos que alguma coisa aconteça em nossas vidas para que saiamos do marasmo da rotina e impulsionemos nossa mente para explorar todas as possibilidades para lidar com situações adversas. Um ‘toc’ na cuca pode ser dado por uma demissão, a perda de um parente próximo, uma viagem inesperada, um assalto, ou uma coisa positiva também, como uma promoção, um elogio vindo de alguém que você não esperava, regando o jardim.

A revista Você S.A. publicou uma vez uma parábola que contava como dois monges foram bem recebidos por uma humilde família que repartiu o pouco que tinha para recebê-los e ofereceu sua casa para o pernoite. Ao saber que tudo que eles tinham era graças a uma vaca que lhes dava leite para beber e vender, o monge mais idoso ordenou seu colega que empurrasse a vaca penhasco abaixo no meio da madrugada. Sem entender, o jovem monge obedeceu. Na manhã seguinte, bem cedo, antes de todos acordarem, eles se foram. Depois de alguns anos, o jovem monge fez o caminho novamente e quis matar a curiosidade sobre o fim que levou aquela família. Qual não foi a sua surpresa ao descobrir que no lugar do casebre havia uma boa casa, crianças saudáveis brincavam no jardim e tudo estava bem cuidado e com sinais de prosperidade. Ao indagar o dono da casa, ele descobriu que sua vida mudou depois que sua vaca morreu. Ele e a família foram obrigados a buscar outro meio de sobreviver e então descobriram tudo o que eles poderiam fazer e assim reverteram suas vidas miseráveis. Tudo graças à morte da vaca que os sustentava. Você se lembra da frase: ‘A necessidade é a mãe da invenção’?

Divirta-se – Bem, se a necessidade é a mãe da invenção, o divertimento é o pai dela. Minhas melhores idéias surgem quando estou brincando com meus filhos, ou a partir da segunda cerveja com os amigos. Os momentos de descontração aliviam a mente para navegar solta, com as defesas abaixadas, sem bloqueios e sem a preocupação com as exigências e normas a serem seguidas.

Na verdade, você não precisa necessariamente se divertir, basta se distrair. O importante é sair do contexto da situação que você está precisando resolver. Se alguém te perguntar qual é o momento em que você mais precisa ser criativo, com certeza, as principais respostas seriam algo como: ‘Quando tenho um problema para resolver’, ‘Quando tenho uma necessidade para atender’ ou ‘Quando o prazo está se esgotando’. Mas, se te perguntarem qual é o momento que as respostas vêm com mais facilidade, as respostas passam para algo como: ‘Quando estou fazendo alguma coisa não relacionada com o problema’, ‘Quando estou só me distraindo’ ou ‘Quando estou relaxado’.

Anote tudo – Talvez você não se dê conta, mas nossa mente trabalha o tempo todo, nunca tira folga, e, justamente nos momentos de descontração ou que se está fora do problema é que ele pode encontrar uma grande solução. Se você estiver focado no problema, com certeza se lembrará da solução depois de algum tempo. Só que nestes momentos, idéias espontâneas surgem, aparentemente do nada, e lamentavelmente a maioria é descartada antes de tomar forma, simplesmente porque forçamos a mente a focar no que é preciso pensar naquele momento.

Como o lado direito do cérebro não sabe respeitar regras, ele insiste em levar seu dono para viajar nos momentos mais impróprios. Não restrinja sua mente de dar as suas viajadas ocasionalmente. Tenha sempre em mão papel e caneta para anotar qualquer coisa nova que surja. Depois, ao reler, pode ser que você simplesmente dê algumas risadas e jogue o papel fora, mas pode ser que ela venha a se tornar uma grande sacada para o seu negócio, sua vida ou seu trabalho.

Fonte: Administradores.com

Mind maps e a gestão empresarial

O que é?

Mind maps (ou mapa mental) é o nome dado para um tipo de diagrama, sistematizado pelo inglês Tony Buzan, voltado para a gestão de informações, de conhecimento e de capital intelectual; para a compreensão e solução de problemas; como ferramenta de brainstorming (tempestade de ideias); e no auxílio da gestão estratégica de uma empresa ou negócio.

O método de Tony abusa de mnemônicos, que são como atalhos que usamos para lembrar de coisas. Quando você olha os ossinhos da mão para saber se um mês tem 31 dias ou não, está usando um mnemônico. É o tipo de atalho que toma um mindmap. 

Além disso, você elabora um mapa mental de forma estruturada, com sub-divisões; é incomparavelmente melhor do que uma página de texto corrido, em que você lê primeiro e monta a estrutura depois.

Boa parte do sucesso do mindmap se apóia no fato de que, sim, todo ser humano é criativo; só precisa só de um empurrãozinho. Por isso, em um mindmap você anota apenas o necessário. Como se faz ao preparar um discurso: você não leva o discurso escrito para ser lido em frente ao público; você faz notas, escreve tópicos.Por fim, um bom mapa mental deve captar pensamentos que surgirem durante o processo. No fim, tudo se encaixa e contribui para o resultado.

Como funciona

Os desenhos feitos em um mapa mental partem de um único centro, a partir do qual são irradiadas as informações relacionadas. Podem ser elaborados por meio de canetas coloridas sobre folhas de papel ou um programa de computador dedicado. Pode ser aplicado a qualquer tarefa, atividade, profissional, ou lazer, de modo individual ou em grupo para planejar qualquer tipo de evento. Trata-se de um método para planejamento e registro gráfico cada vez mais usado em todas as áreas de conhecimento humano.

Mapas mentais são úteis não apenas para "decorar matéria", mas para registrar de forma inteligente e que permita revisões ultra rápidas os assuntos compreendidos em forma de resumos, que sintetizam o entendimento das matérias.

Buzan sugere as seguintes diretrizes para a criação de mapas mentais:

• Iniciar no centro com uma imagem do assunto, usando pelo menos três cores.
• Use imagens, símbolos, códigos e dimensões em todo o seu mapa mental.
• Selecione as palavras-chave e as escreva usando letras minúsculas ou maiúsculas.
• Coloque cada palavra/imagem sozinha e em sua própria linha.
• As linhas devem estar conectadas a partir da imagem central. As linhas centrais são mais grossas, orgânicas e afinam-se à medida que irradiam para fora do centro.
• Faça as linhas do mesmo comprimento que a palavra/imagem que suportam.
• Use várias cores em todo o mapa mental, para a estimulação visual e também para codificar ou agrupar.
• Desenvolva seu próprio estilo pessoal de mapeamento da mente.
• Use ênfases e mostre associações no seu mapa mental.
• Mantenha o mapa mental claro, usando hierarquia radial, ordem numérica ou contornos para agrupar ramos.

Esta lista é em si mais concisa do que a versão em prosa da mesma informação e o mapa mental destas orientações tem em si a intenção de ser mais memorável e mais rápido para entender do que qualquer um na prosa ou lista.

Aplicativos online

Mindmup

https://www.mindmup.com/

Você não precisa baixar nada para usar o Mindmup, o que já é uma vantagem! Mas pode salvar seus mapas no seu Google Drive, em seu próprio computador ou utilizar o armazenamento Gold da Mindmup, que é a única opção paga do software. As opções exportação e compartilhamento dos mapas são as maiores vantagens. É um software muito fácil de usar, mas não tem uma biblioteca de ícones embutida.  

Mind42

http://mind42.com/

Mind42 é um excelente software para mindmaps. É gratuito, mas exige que você se cadastre no site para começar a usar. Possui uma biblioteca razoável de ícones. Permite que você utilize seus próprios ícones, desde que eles estejam publicados na internet. Não permite que você use ícones que estejam no seu computador. É fácil de utilizar. Permite que você crie links com outros mindmaps, o que é bastante útil. Não tem opções de export e compartilhamento excepcionais, mas cobrem as necessidades básicas.  

Mindomo

https://www.mindomo.com/

Mindomo é muito bom. Possui uma versão gratuita, mas para usar todas as suas funcionalidades, o software é pago. E não é tão barato assim… Possui templates, excelentes opções de modo colaborativo (criar mindmaps com outras pessoas, trabalhando simultaneamente), biblioteca de ícones, opções de apresentação, boas opções de compartilhamento e opções de export realmente boas! Muito fácil de usar, gera mapas bastante bonitos. Um dos melhores do mercado, principalmente para quem pensa em construir mindmaps em equipe.

MindMeister

http://www.mindmeister.com/pt

Um clássico. MindMeister tem versão em português, é super tradicional e completo. Tem, dentre seus clientes, marcas de peso como Philips, Oracle e CNN. A versão gratuita possui várias limitações. A principal, é a quantidade de mapas que você pode ter: 3. Mas nada impede que você exclua um mapa antigo, para criar um novo mapa. Coleção de ícones incrível! O mapa sempre fica bonito. É super fácil e gostoso de usar. Você ainda pode, depois de gerar o mapa, usar o software para criar uma excelente apresentação. Sem dúvida nenhuma, é o melhor do mercado. Porém, perde para o Mindomo em opções de criação em modo colaborativo.

Existem boas alternativas offline, que você precisa baixar para usar. Duas boas alternativas são o Mindjet Mindmanager e o OmniGraffle.

Confira ainda esse vídeo que explica um pouco mais sobre como elaborar mapas mentais e usar de nossa criatividade para aumentar nossa produtividade no trabalho. 

Fonte: Wikipedia e Super Secretária Executiva

O programa 5S e os desafios da atualidade

O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. Primeiro fora implantado nas empresas e em seguida fora levado para a vida pessoal, por ser tão interessante.

Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC - Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente.

O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.

No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.

O programa 5s é chamado assim devido a primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina).

É uma ferramenta que ajuda na implantação da qualidade total e tem como objetivo principal melhorar a produtividade e ordem do seu local de trabalho, para que ele permaneça organizado, limpo, padronizando e disciplinando para melhor desempenho das atividades individuais e em equipe.

Entenda melhor como funciona:

Seiri (Senso de utilização)

Separamos o que é útil do que não é útil e do que será descartado. Assim, facilita a organização, porque temos o senso de utilidade e utilização dos recursos. Com melhor utilização racional do espaço, eliminação de excessos, redução do tempo de procura do material e elimina o desperdício.

Seiton (Senso de Ordenação)

Refere-se a organização dos objetos, documentos e pastas, a disposição dos mesmos. Cada coisa em seu lugar para uso imediato. Assim, há diminuição de desgaste físico e emocional, economiza tempo, e aperfeiçoa as decisões emergenciais.

Esse é um dos mais importantes, principalmente para nossa área, é preciso ter um lugar pra cada coisa e tudo no lugar definido. Usar etiqueta em tudo, (pastas, armários e materiais que utilizamos no dia a dia) facilitando a comunicação e otimizando o processo.

Seiso (Senso de Limpeza)

Cada colaborador é responsável pela sua área, e mais importante que limpar é não sujar. Este senso tem como objetivo manter o ambiente físico agradável. Nas empresas que trabalham com maquinas é de suma importância essa limpeza preventiva, para melhor analise das peças e manutenção e\ou troca das mesmas.

Assim, contribuindo para o bem estar e a segurança de todos, este senso também analisa a questão ambiental, criar o hábito de eliminação de fontes de poluição.

Seiketsu (Senso de Saúde)

Trata-se do cuidado com a própria saúde a nível físico, mental e emocional e os 3s acima descritos, já são os primeiros passos para que este senso não seja abalado pelos aspectos citados, que poderiam afetar a saúde. Assim, pensamos e agimos com mais discernimento, melhora as condições de trabalho tanto individual quanto coletiva.

Shitsuke (Senso de Auto disciplina)

E o ultimo processo é simples, manter tudo aquilo que começamos a aplicar desde o primeiro “s”.

É fazer o melhoramento contínuo e permitir que seja sempre um ciclo. É uma ferramenta muito simples quando executada com disciplina, em equipe e sempre.

O resultado é rápido e trazem mudanças incríveis para nosso local de trabalho.

Quando aplicamos esse método, o objetivo é melhorar a qualidade de vida nas pessoas, construir um ambiente saudável e bom para todos os envolvidos. Porém, só será obtido resultado se houver uma disposição de toda a equipe, pois é um trabalho coletivo para o coletivo. Então é preciso respeito ao próximo, trabalho em equipe, responsabilidade, empenho e organização.

Com a alta tecnologia e a velocidade com que chegam e se perdem as novidades, a prática do 5S é mais necessária do que nunca.

Após a guerra, no Japão, era preciso dar um jeito na bagunça para retomarem a vida. Agora, há outro desafio constante a ser atendido, mesmo em países que não passaram por guerra. No mundo de hoje, as coisas chegam muito depressa e rapidamente perdem o valor. Há uma chuva de informações, oportunidades e descartáveis chegando a todo momento.

O papel principal do 5S, hoje, é nos orientar como observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional.

Com o 5S, teremos serenidade para bom proveito, sem estresse, das oportunidades do novo jeito de viver.

Fonte: http://5s.com.br/2/o-que-e-5s.php