A importância da comunicação interpessoal

A importância da Comunicação Interpessoal foi o foco desta conversa. Confira alguns dos principais assuntos que rolaram:

– A tecnologia serve para ajudar a realizar as atividades, a haver maior cumplicidade.

– Quando executivo cresce, a secretária cresce junto. É uma profissão que não será extinta devido aos executivos serem mais independentes ou devido à tecnologia.

– Disciplina e organização pessoal.

– Adequação para o trabalho com dois ou mais diretores diferentes, com prioridades diferentes.

– Toda estrada tem buracos e curvas.

– Formalidade x informalidade.

– A importância dos feedbacks.

O domínio da comunicação interpessoal nas organizações permite que colaboradores e executivos conheçam-se melhor, com isso, juntos alcançam melhores resultados e sucesso.

Muitas qualidades são valorizadas no ambiente corporativo: liderança, trabalho em equipe, automotivação, criatividade, agilidade, porém, comunicação interpessoal vem destacando-se, pois é chave fundamental para o sucesso de líderes e colaboradores.

As organizações estão exigindo cada vez mais profissionais com habilidades que superem o “modelo básico” da profissão. Profissionais dispostos a ir além do que se é esperado pela empresa, pronto a colaborar com o crescimento da organização e o crescimento pessoal.

A comunicação interpessoal na organização é fundamental para o sucesso do líder, colaboradores e organização como um todo. Imagine um chefe que não consegue ser claro no que precisa, não sabe dar ordens, explicar de uma forma clara um projeto, ou então, compartilhar seus conhecimentos com seus liderados? Com certeza não terá um resultado positivo na sua função, pois seus colaboradores terão dificuldades de executar as tarefas que lhe são designadas.

Esse caso pode ser ao contrário também, um funcionário que não consegue ser claro com seu líder, relatar seus resultados, idéias, ou então, tem dificuldades de se relacionar com seus colegas de trabalho? Em ambos os casos temos um problema de comunicação que pode afetar todo um departamento.

Nós secretárias precisamos entender e ser entendidas!

Busque aperfeiçoar sua comunicação. Será que você esta conseguindo transmitir tudo o que é necessário de uma forma clara e objetiva? Seu executivo esta sendo claro ao lhe designar uma atividade?

Fonte: Super Secretária Executiva

PNL como ferramenta de modelagem comportamental e de desenvolvimento humano

No ambiente organizacional a PNL, Programação Neurolinguística, tem sido um diferencial para as mudanças na empresa, principalmente quando se trata da cultura. O processo é sobretudo transformador, permitindo o desenvolvimento de novos valores, crenças, habilidades, hábitos e comportamentos.

Acreditar no desenvolvimento humano, e fazer com que ele aconteça, é investir no crescimento da empresa.

O ambiente coorporativo é formado por pessoas que interagem a todo instante, através da comunicação. A comunicação é feita através das palavras, da postura, dos gestos e expressões, de modo que alguma mensagem é sempre transmitida. Comunicação, portanto, envolve um emissor, quem emite e codifica a mensagem, e o receptor, quem recebe e decodifica a mensagem. A qualidade dessa relação está diretamente interligada ao desenvolvimento pessoal e consequentemente organizacional.

A Programação Neurolinguística se destaca como uma ferramenta para desenvolver habilidades e técnicas importantes, que permite pensar e agir com mais eficácia e eficiência, aperfeiçoando a interação entre as pessoas e o desenvolvimento das mesmas.

O ser humano programa seus comportamentos de acordo com as experiências vividas, filtrando as informações a sua volta. Porém, são os aspectos internos de cada pessoa que ajudam ele a perceber o mundo da sua maneira, guiando o seus pensamentos e condutas. O papel da PNL é justamente desvendar estes filtros que foram postos em prática e descobrir como eles afetam o que se ouve, o que se fala, o que se vê, o comportamento das pessoas e a reação com as outras.

O foco principal é abordar a importância da comunicação dentro das organizações, bem como a necessidade de um maior conhecimento de como utiliza-la devidamente. O uso adequado da mesma poderá otimizar a percepção de diversos aspectos de um assunto ou situação. Através da relação entre a mente (neuro) e a linguagem (verbal e não verbal) e como a sua influência mútua pode ser organizada e\ou reorganizada (programação) para afetar de forma precisa e positiva, a mente, o corpo e o comportamento em prol da eficiência e eficácia da relação dos indivíduos.

Segundo O’Connor(2011), o nome Programação Neurolinguística é uma ligação de três áreas:

Neuro que tem como ideia principal os comportamentos em um todo, surgem dos processos neurológicos e dos pensamentos, bem como do uso dos nossos cinco sentidos; olfato, paladar, audição, tato e visão. Assim percebemos o mundo a partir desses cinco sentidos. Absorvemos a informação e em seguida agimos.

Linguística indica como usamos a linguagem e consequentemente nos comunicamos, é a área que se organiza os pensamentos e comportamentos a partir de como compreendemos a informação (Neuro).

Programação menciona à forma com que estabelecemos nossas ideias e comportamentos com o intuito de produzir resultados desejados.

A PNL trata da estrutura da experiência humana subjetiva, de como percebemos e organizamos o que vemos e sentimos através dos nossos sentidos. Bem como analisa a forma como moldamos isso através da linguagem e como agimos, de propósito ou não, para desenvolver e alcançar resultados.

IMPORTÂNCIA DA PNL PARA O CONTEXTO ORGANIZACIONAL

As empresas precisam se manter em constante busca de desenvolvimento das ferramentas internas de crescimento, como o conhecimento técnico e a qualidade de processos. A constante melhoria destes itens teoricamente resultaria em um serviço de melhor qualidade, e com boa competitividade no mercado. Porém, manter os colaboradores motivados, em ressonância com as metas da empresa com bom relacionamento interno e comunicação eficaz, é um desafio maior que pode invalidar todo o investimento nas ferramentas de crescimento.

A pessoa enquanto indivíduo, cria suas próprias metas, métodos e processos. Analisando onde está e onde quer chegar, traçando o caminho a seguir e realimentado o processo, usando o feedback. Já em uma organização, deixa de ser indivíduo e passa a ser um grupo, e assim, as metas se tornam mais complexas. Uma pessoa em posição de liderança pode precisar estabelecer metas que necessite da participação da equipe. E o seu maior desafio é conseguir envolver e motivar as pessoas, sobretudo porque a colaboração será de suma importância para obter bons resultados. É preciso analisar se estão todos comprometidos com aquela meta coletiva, e se perguntar: O que nós queremos? Este “nós” tem que ser um conjunto conectado de pessoas que se comunicam, se relacionam, que sabem lidar com as diferenças individuais, caso contrário a meta perde força. Não haverá aproveitamento otimizado do potencial enquanto indivíduo e enquanto grupo.

Quanto à integração de colaboradores, é imprescindível que se analise algumas considerações relevantes. Os valores dos indivíduos precisam de fato ter uma sinergia com os valores da empresa e a empresa por sua vez precisa que os valores escritos estejam presentes nas atitudes dos proprietários, dos gestores e colaboradores. Além de disponibilizar recursos, sejam eles materiais ou auto motivacionais.

“Feedback” é um tipo especial de retorno, que significa uma retroalimentação do estado desejado, ou seja, você traça uma meta e suas etapas e essas etapas serão cuidadosamente acompanhadas, para que se tenha certeza de que as etapas estão sendo cumpridas e que a meta esta sendo alcançada.

O ser humano geralmente reage à representação que tem do mundo e não ao mundo real. Fazendo assim com que a motivação esteja atrelada a essa representação, e é justamente por isso que muitos treinamentos de motivação só fazem efeito nos primeiros dias, e assim, passados estes dias, os integrantes do grupo voltam ao seu comportamento inicial.

O sucesso do treinamento está inteiramente ligado à identificação das necessidades reais da empresa. O conteúdo apresentado a um grupo pode ser apresentado com uma roupagem totalmente diferente a outro, dependendo da situação, é ela quem decide como será a aplicabilidade da PNL. A habilidade e flexibilidade do instrutor podem definir se a PNL irá ou não auxiliar no desenvolvimento da empresa como um todo.

O foco da Programação Neurolinguística é o indivíduo. Auxiliando no alcance dos seus objetivos, suas metas. Na empresa isso pode ser explanado para atenuar os conflitos internos de cada um e consequentemente os conflitos com os colaboradores e entre eles. Desenvolvendo-os para fazer algo a mais por si refletindo em desempenho, desenvolvimento pessoal e produtividade para a empresa.

O caminho é investir no indivíduo. Todo ser humano tem recursos internos de que se necessita. Assim, a aplicação da PNL através de treinamentos tem que auxiliar a identificar os recursos indispensáveis para o seu desenvolvimento e como tê-los a disposição quando necessário. Outro aspecto importante para uma comunicação eficaz, é que o importante é se o receptor entendeu o que o emissor disse. Por isso a necessidade de sempre assegurar-se de que a mensagem foi compreendida de fato como teria de ser. Se isso não ocorrer, é preciso reavaliar de que forma é possível dizer a mesma coisa para ser melhor entendido, pois a repetição resulta acarreta no mesmo resultado.

Nos casos de mudança no ambiente corporativo é de suma importância à inclusão de todos como parte vivente da organização, caso contrário desperdiça-se informações internas, que poderiam contribuir para se fazer acertes na estrutura e cultura organizacional. Pode ser que, o que pareça ser resistência no ponto de vista organizacional face ao seu colaborador, pode ser simplesmente o fato dele não ter tido participação efetiva nesta mudança. O que pareça ser resistência pode ser entendido como uma insistência em manter um antigo padrão de comportamento, baseado em antigos valores e estilos de pensamento. Quando se tenta mudar uma organização, é de extrema importância oferecer alternativas melhores para as pessoas, sem julgá-las negativamente.

Aplicar a PNL em nível organizacional auxilia a sanar um processo que sofre de pontos de retenção na sua comunicação. Quando a missão e valores da empresa conseguem encontrar sintonia com os propósitos dos indivíduos que levam um comprometimento as metas corporativa, cria-se um alinhamento influente de objetivos com os recursos que cada um coopera. Aí a organização se mantém e se desenvolve por causa dos seus colaboradores. Quando a empresa contribui para a vida das pessoas, proporcionando possibilidades de contentamento, satisfação e realização as pessoas podem retribuir contribuindo para a vida da empresa, e assim nasce à cumplicidade. Esta é a melhor forma de conseguir metas coletivas e fazer com que todos ganhem algo que lhes é importante. A organização que aprende e se comunica é a que progride.

E para nós, Super Secretarias Executivas, é muito importante a nossa comunicação: usando as palavras na postura, nos gestos e expressões. PNL é uma ferramenta mágica para a eficiência e a eficácia.

O profissional de secretariado como gestor de resultados

Função ganhou autonomia, evoluiu para assessoria de gestores e desempenho do trabalho do profissional deve ser incluso nos indicadores de resultados.

A profissão de secretariado passou por uma grande transformação nos últimos anos: perdeu o perfil operacional, onde não havia autonomia e o profissional dependia 100% das instruções dos gestores, e incorporou o perfil de assessoramento, onde há uma participação mais ativa do profissional e autonomia para determinadas decisões.

Além das competências técnicas, uma secretária deve conhecer muito bem o perfil da empresa, dos gestores e dos clientes. “Quando você conhece o ambiente como um todo, consegue ir além do básico e ter iniciativa conforme a sua percepção das necessidades”, explica Bete D’Elia que é membro do Comitê Estratégico de Educação, do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, e consultora de Secretariado na Integração Escola de Negócios.

A maioria das empresas trabalha com indicadores de resultados, mas essas medições raramente são incorporadas ao papel da secretária. Podemos considerar que essa é uma grande falha das empresas, considerando que assessorar com objetivos significa ajudar a gerar resultados. No entanto, por ser algo incomum, o profissional de secretariado não está preparado para esse tipo de cobrança e é preciso desenvolver a competência.

A função da secretária é multidisciplinar e com atividades simultâneas, ela recebe várias demandas ao mesmo tempo e sofre muitas interrupções ao longo do dia, o que exige autonomia para diferenciar o que é importante do que é urgente. No entanto, algumas pessoas se sentem inferiores, pois os executivos não percebem nada disso, eles veem apenas os resultados.

Para Bete D’Elia, não basta apenas auxiliar a gerar resultados, é preciso gerá-los através das próprias atividades. “O ideal é fazer um cálculo sobre o tempo médio para atender a demanda diária, ressaltar prioridades e as áreas de resultado. Essa é a melhor forma de entender todas as etapas do trabalho e otimizar o tempo”, diz.

É através dessa medição que a secretária consegue entender o quanto a demanda extra impacta nas suas atividades cotidianas. Muitos executivos ficam de olho no desempenho x tempo da secretária e reclamam das atividades que não foram concluídas no dia, quando isso acontece, ela tem a sensação de que o tempo não é suficiente, o trabalho não rende ou que não está sendo valorizada. É nessa hora que os indicadores favorecem o profissional de secretariado.

Ao invés de se chatear, use os indicadores para explicar ao gestor o que está acontecendo, por exemplo: “Passo, em média, 2 horas por dia ao telefone, entre ligações de transferência, solicitações e soluções de problemas, mas, essa semana o atendimento subiu para cerca de 3 horas e 15 minutos, devido ao feriado no meio da semana (ou outra justificativa que seja comprovada pelos indicadores de outro período) e não consegui realizar todas as tarefas ao mesmo tempo, por isso priorizei a demanda do que era urgente e essas solicitações ficaram pendentes”.

Segundo Bete D’Elia, o ideal é usar a mesma ferramenta de qualidade que a empresa usa para outras áreas, assim fica mais fácil de explicar aos gestores. Caso a empresa não tenha nenhum modelo, crie sua própria forma de monitorar o desempenho.

Atenção: Não se cobre demais por não conseguir realizar todas as atividades no mesmo dia. O profissional de secretariado precisa ter noção das suas atividades e do rendimento do seu trabalho, mas os indicadores mostram resultados através de bases variáveis. Por exemplo, um dia você fez muitos atendimentos e no outro teve muitas solicitações. Entenda que nenhum dia é perdido, ele sempre vai render de um lado ou de outro.


Fonte: Manual da Secretária Executiva

Você está produzindo o necessário para sobreviver a 2015?

As correções necessárias para manter a operação agora tornarão a empresa mais competitiva no futuro. Muitos concorrentes não sobreviverão ao período ou ficarão mais fracos.

O ano começou com a eliminação de 81 mil vagas, conforme o Cadastro Nacional de Emprego e Desemprego (Caged), do IBGE. É um dado alarmante, já que o resultado é pior registrado em um mês de janeiro desde 2009, ano que foi marcado pela crise do subprime. Economistas, bancos, consultorias e o próprio governo creem em um PIB negativo em 2015 e, diferente de anos anteriores, o trabalhador será o mais penalizado. O mercado de trabalho passará a refletir fiel e rapidamente o que ocorre na economia.

O quadro de suposto emprego pleno dos últimos anos baseou-se no consumo. Só por isso, iria ruir. Agora, com as discussões sobre a redução da desoneração sobre folha de pagamento, que poderá subir em até 150% para alguns setores, empresários tendem a se antecipar e demitir.

Com a economia paralisada, o engessamento provocado pela CLT não deixa alternativa que não seja cortar pessoal. Ocorre que, para sobreviver ao momento, as empresas, mais do que nunca, precisarão do empenho de seus empregos. E como conseguir que eles, que serão ou temerão serem sacrificados, se engajem neste momento?

A transparência serve para fazer os funcionários se sentirem parte do todo. A eles, devem ser comunicados o quadro atual da empresa, a situação do seu segmento e o planejamento. Todos devem estar a par dos planos traçados para enfrentar as dificuldades, dos possíveis sacrifícios, alternativas e cenários futuros. Ao se sentirem parte da corporação, lutarão por ela – e pela manutenção de suas vagas.

Metas devem ser estabelecidas em todos os níveis. Deverão ser factíveis, a fim de dar confiabilidade aos indicadores e garantir a credibilidade do gestor. O administrador deve monitorar cada departamento. Os gerentes, cada um de seus liderados. É importante que decisões mais traumáticas baseiem-se no desempenho de cada profissional.

Historicamente, as empresas nacionais, por diversas razões, seguem alheias à busca por produtividade. Períodos de dificuldades evidenciam falhas. Corrigi-las garante a perenidade do negócio. É a produtividade que justifica a remuneração do profissional e garante a competitividade da corporação.

Crises geram oportunidades. As correções necessárias para manter a operação agora tornarão a empresa mais competitiva no futuro. Muitos concorrentes não sobreviverão ao período ou ficarão mais fracos. Quando o pior passar, os sobreviventes encontrarão menos players em seus nichos, e receberão mais encomendas. Quem sobreviver será mais forte em 2016.

Fonte: Administradores.com

Criatividade e a profissão de secretariado

Hoje é inquestionável a busca das empresas por profissionais que, além de bem qualificados para executar suas funções, sejam criativos. Quanto maior o nível do secretário executivo, maiores são as responsabilidades delegadas a ele e, para isso, maior deverá ser sua qualificação, desde noções de liderança e gestão estratégica, de pessoas e de projetos para auxiliar no processo de tomada de decisões, exigindo desse profissional muita criatividade.

Todos nós nascemos criativos, mas a vida acaba nos impondo restrições que nos obrigam a aprender a pensar sempre de um mesmo jeito, sempre alinhado com o que as pessoas pensam. Isso é extremamente normal, pois caso contrário nem sequer seriamos aceitos socialmente.

O problema é que quando nos acostumamos a pensar sempre do mesmo jeito e sempre buscando a concordância dos outros, acabamos matando nossa capacidade de pensar diferente e, consequentemente, nossa capacidade criativa. Dá para mudar isso? Com certeza, mas exige um certo esforço cujos resultados não vêm de uma hora para outra e nem de uma vez só. A seguir passo algumas dicas para você melhorar sua capacidade de pensar diferente e gerar inovações.

Desafie as regras – Todos nós, sem exceção, somos doutrinados a seguir regras desde a infância. ‘Não faça isso’, ‘Não suba aí’, ‘Isso é errado’, ‘As pessoas não fazem assim’. Cada ‘não’ que ouvimos é um tijolo que colocamos em paredes que formam ‘caixas’ que nos cercam, nos protegem e permitem que sejamos aceitos socialmente. Ao chegarmos à idade adulta, o fato de estarmos encerrados nestas caixas do pensamento impedem que visualizemos uma realidade fora deste mundo de regras.

Existe um jargão típico entre os consultores de criatividade que é ‘Pensar fora da caixa’ o que, na verdade, nada mais é que desafiar estas mesmas regras que nos podam o pensamento inovador e imaginar como ficaria cada situação se não houvesse regras, se não estivessemos presos aos paradigmas sociais e legais que formam os paradigmas do que é ‘certo fazer’, do que é correto e aceito pelas pessoas. Pensar fora da caixa é criar situações em que você possa se desvencilhar das convenções e normas e elevar o pensamento para encontrar soluções inovadoras e criativas.

Dê um ‘toc’ na cuca – Muitas vezes precisamos que alguma coisa aconteça em nossas vidas para que saiamos do marasmo da rotina e impulsionemos nossa mente para explorar todas as possibilidades para lidar com situações adversas. Um ‘toc’ na cuca pode ser dado por uma demissão, a perda de um parente próximo, uma viagem inesperada, um assalto, ou uma coisa positiva também, como uma promoção, um elogio vindo de alguém que você não esperava, regando o jardim.

A revista Você S.A. publicou uma vez uma parábola que contava como dois monges foram bem recebidos por uma humilde família que repartiu o pouco que tinha para recebê-los e ofereceu sua casa para o pernoite. Ao saber que tudo que eles tinham era graças a uma vaca que lhes dava leite para beber e vender, o monge mais idoso ordenou seu colega que empurrasse a vaca penhasco abaixo no meio da madrugada. Sem entender, o jovem monge obedeceu. Na manhã seguinte, bem cedo, antes de todos acordarem, eles se foram. Depois de alguns anos, o jovem monge fez o caminho novamente e quis matar a curiosidade sobre o fim que levou aquela família. Qual não foi a sua surpresa ao descobrir que no lugar do casebre havia uma boa casa, crianças saudáveis brincavam no jardim e tudo estava bem cuidado e com sinais de prosperidade. Ao indagar o dono da casa, ele descobriu que sua vida mudou depois que sua vaca morreu. Ele e a família foram obrigados a buscar outro meio de sobreviver e então descobriram tudo o que eles poderiam fazer e assim reverteram suas vidas miseráveis. Tudo graças à morte da vaca que os sustentava. Você se lembra da frase: ‘A necessidade é a mãe da invenção’?

Divirta-se – Bem, se a necessidade é a mãe da invenção, o divertimento é o pai dela. Minhas melhores idéias surgem quando estou brincando com meus filhos, ou a partir da segunda cerveja com os amigos. Os momentos de descontração aliviam a mente para navegar solta, com as defesas abaixadas, sem bloqueios e sem a preocupação com as exigências e normas a serem seguidas.

Na verdade, você não precisa necessariamente se divertir, basta se distrair. O importante é sair do contexto da situação que você está precisando resolver. Se alguém te perguntar qual é o momento em que você mais precisa ser criativo, com certeza, as principais respostas seriam algo como: ‘Quando tenho um problema para resolver’, ‘Quando tenho uma necessidade para atender’ ou ‘Quando o prazo está se esgotando’. Mas, se te perguntarem qual é o momento que as respostas vêm com mais facilidade, as respostas passam para algo como: ‘Quando estou fazendo alguma coisa não relacionada com o problema’, ‘Quando estou só me distraindo’ ou ‘Quando estou relaxado’.

Anote tudo – Talvez você não se dê conta, mas nossa mente trabalha o tempo todo, nunca tira folga, e, justamente nos momentos de descontração ou que se está fora do problema é que ele pode encontrar uma grande solução. Se você estiver focado no problema, com certeza se lembrará da solução depois de algum tempo. Só que nestes momentos, idéias espontâneas surgem, aparentemente do nada, e lamentavelmente a maioria é descartada antes de tomar forma, simplesmente porque forçamos a mente a focar no que é preciso pensar naquele momento.

Como o lado direito do cérebro não sabe respeitar regras, ele insiste em levar seu dono para viajar nos momentos mais impróprios. Não restrinja sua mente de dar as suas viajadas ocasionalmente. Tenha sempre em mão papel e caneta para anotar qualquer coisa nova que surja. Depois, ao reler, pode ser que você simplesmente dê algumas risadas e jogue o papel fora, mas pode ser que ela venha a se tornar uma grande sacada para o seu negócio, sua vida ou seu trabalho.

Fonte: Administradores.com

4 conselhos para crescer durante a crise

Empreendedor, executivo, investidor: conheça as dicas de Francisco Valim para superar a crise e crescer nos negócios.

Confira a matéria inteira no Portal Administradores, incluindo um vídeo completo do Webinar feito pela Endeavor onde o profissional fala sobre as principais dicas de como lidar com a crise atual.