“Consciência plena” aumenta as possibilidades de sucesso nos negócios

Em artigo na revista Forbes, Kathy Caprino, consultora especialista em liderança e coaching, comenta que sua experiência profissional tem mostrado que a maneira pela qual vemos a nós mesmos e o mundo a nossa volta pode alterar dramaticamente nossa vida e experiências, inclusive nos negócios.

Caprino vivenciou na prática a importância do conceito de “atenção ou consciência plena” (mindfulness), desenvolvido por Ellen Langer, professora da Universidade de Harvard e autora do livro The power of mindful learning.

Langer define a “consciência plena” como um processo de notar ativamente novas coisas. Ela acredita que, quando fazemos isso, nos colocamos no tempo presente e mais sensíveis ao contexto e às perspectivas atuais. Segundo ela, isso é a essência do engajamento e uma forma de gerar energia e não de consumi-la.

Para Langer boa parte do estresse vivenciado por muitas pessoas está nas avaliações negativas e irracionais que elas fazem e na preocupação antecipada de que enfrentarão problemas que não estarão aptas a solucionar.

“Todos buscamos estabilidade, queremos manter as coisas estáticas e, pensando que podemos fazê-lo, achamos que é possível controlar as situações. Porém, como as coisas estão em constantes mudanças, esse tipo de pensamento não funciona”, afirma Langer. “Na verdade, ele nos leva a perder o controle.”

Quando essa ideia é aplicada no processo de trabalho, é possível perceber vários equívocos rotineiramente cometidos. Para Langer, quando alguém no trabalho diz “este é o jeito correto de fazer isto”, isso não é verdade. Há sempre várias maneiras de fazer a mesma coisa e o modo de executá-la depende de fato do contexto. “Não se pode resolver os problemas de hoje com as soluções de ontem”, afirma Langer.

Ela alerta para o perigo de ensinar as pessoas a fazer as coisas automaticamente. As regras que funcionam para determinada pessoa podem não funcionar para outras. Para Langer, quando se exerce a “consciência plena”, as regras, as rotinas e os objetivos guiam as pessoas, mas não as governam.

Caprino se interessou em saber como é possível desenvolver essa “consciência plena” na vida e nos negócios. Ela identificou cinco etapas sugeridas por Langer.

A primeira é desenvolver a atitude de descobrir, criar e notar coisas novas. A segunda é perceber como um comportamento pode ser entendido de forma diferente em diversos contextos. A terceira é achar formas de ver nos erros lições para o sucesso. A quarta é ter consciência de que o estresse é o resultado de nossas visões sobre os fatos e, por fim, a quinta é ser autêntico, afinal, se cada um não for verdadeiro para si mesmo, nada mais em sua vida pode funcionar positivamente.

Ellen Langer participa da HSM ExpoManagement 2015. Em 11 de novembro, às 11h, ela apresenta a palestra “Mindfulness em uma Era de Grande Complexidade: rompendo barreiras através da consciência plena”. A HSM ExpoManagement acontece de 9 a 11 de novembro, no Transamerica Expo Center, em São Paulo.

Para saber mais sobre a HSM ExpoManagement 2015 e todos os temas que serão tratados, clique aqui.

Fonte: HSM

Criatividade e a profissão de secretariado

Hoje é inquestionável a busca das empresas por profissionais que, além de bem qualificados para executar suas funções, sejam criativos. Quanto maior o nível do secretário executivo, maiores são as responsabilidades delegadas a ele e, para isso, maior deverá ser sua qualificação, desde noções de liderança e gestão estratégica, de pessoas e de projetos para auxiliar no processo de tomada de decisões, exigindo desse profissional muita criatividade.

Todos nós nascemos criativos, mas a vida acaba nos impondo restrições que nos obrigam a aprender a pensar sempre de um mesmo jeito, sempre alinhado com o que as pessoas pensam. Isso é extremamente normal, pois caso contrário nem sequer seriamos aceitos socialmente.

O problema é que quando nos acostumamos a pensar sempre do mesmo jeito e sempre buscando a concordância dos outros, acabamos matando nossa capacidade de pensar diferente e, consequentemente, nossa capacidade criativa. Dá para mudar isso? Com certeza, mas exige um certo esforço cujos resultados não vêm de uma hora para outra e nem de uma vez só. A seguir passo algumas dicas para você melhorar sua capacidade de pensar diferente e gerar inovações.

Desafie as regras – Todos nós, sem exceção, somos doutrinados a seguir regras desde a infância. ‘Não faça isso’, ‘Não suba aí’, ‘Isso é errado’, ‘As pessoas não fazem assim’. Cada ‘não’ que ouvimos é um tijolo que colocamos em paredes que formam ‘caixas’ que nos cercam, nos protegem e permitem que sejamos aceitos socialmente. Ao chegarmos à idade adulta, o fato de estarmos encerrados nestas caixas do pensamento impedem que visualizemos uma realidade fora deste mundo de regras.

Existe um jargão típico entre os consultores de criatividade que é ‘Pensar fora da caixa’ o que, na verdade, nada mais é que desafiar estas mesmas regras que nos podam o pensamento inovador e imaginar como ficaria cada situação se não houvesse regras, se não estivessemos presos aos paradigmas sociais e legais que formam os paradigmas do que é ‘certo fazer’, do que é correto e aceito pelas pessoas. Pensar fora da caixa é criar situações em que você possa se desvencilhar das convenções e normas e elevar o pensamento para encontrar soluções inovadoras e criativas.

Dê um ‘toc’ na cuca – Muitas vezes precisamos que alguma coisa aconteça em nossas vidas para que saiamos do marasmo da rotina e impulsionemos nossa mente para explorar todas as possibilidades para lidar com situações adversas. Um ‘toc’ na cuca pode ser dado por uma demissão, a perda de um parente próximo, uma viagem inesperada, um assalto, ou uma coisa positiva também, como uma promoção, um elogio vindo de alguém que você não esperava, regando o jardim.

A revista Você S.A. publicou uma vez uma parábola que contava como dois monges foram bem recebidos por uma humilde família que repartiu o pouco que tinha para recebê-los e ofereceu sua casa para o pernoite. Ao saber que tudo que eles tinham era graças a uma vaca que lhes dava leite para beber e vender, o monge mais idoso ordenou seu colega que empurrasse a vaca penhasco abaixo no meio da madrugada. Sem entender, o jovem monge obedeceu. Na manhã seguinte, bem cedo, antes de todos acordarem, eles se foram. Depois de alguns anos, o jovem monge fez o caminho novamente e quis matar a curiosidade sobre o fim que levou aquela família. Qual não foi a sua surpresa ao descobrir que no lugar do casebre havia uma boa casa, crianças saudáveis brincavam no jardim e tudo estava bem cuidado e com sinais de prosperidade. Ao indagar o dono da casa, ele descobriu que sua vida mudou depois que sua vaca morreu. Ele e a família foram obrigados a buscar outro meio de sobreviver e então descobriram tudo o que eles poderiam fazer e assim reverteram suas vidas miseráveis. Tudo graças à morte da vaca que os sustentava. Você se lembra da frase: ‘A necessidade é a mãe da invenção’?

Divirta-se – Bem, se a necessidade é a mãe da invenção, o divertimento é o pai dela. Minhas melhores idéias surgem quando estou brincando com meus filhos, ou a partir da segunda cerveja com os amigos. Os momentos de descontração aliviam a mente para navegar solta, com as defesas abaixadas, sem bloqueios e sem a preocupação com as exigências e normas a serem seguidas.

Na verdade, você não precisa necessariamente se divertir, basta se distrair. O importante é sair do contexto da situação que você está precisando resolver. Se alguém te perguntar qual é o momento em que você mais precisa ser criativo, com certeza, as principais respostas seriam algo como: ‘Quando tenho um problema para resolver’, ‘Quando tenho uma necessidade para atender’ ou ‘Quando o prazo está se esgotando’. Mas, se te perguntarem qual é o momento que as respostas vêm com mais facilidade, as respostas passam para algo como: ‘Quando estou fazendo alguma coisa não relacionada com o problema’, ‘Quando estou só me distraindo’ ou ‘Quando estou relaxado’.

Anote tudo – Talvez você não se dê conta, mas nossa mente trabalha o tempo todo, nunca tira folga, e, justamente nos momentos de descontração ou que se está fora do problema é que ele pode encontrar uma grande solução. Se você estiver focado no problema, com certeza se lembrará da solução depois de algum tempo. Só que nestes momentos, idéias espontâneas surgem, aparentemente do nada, e lamentavelmente a maioria é descartada antes de tomar forma, simplesmente porque forçamos a mente a focar no que é preciso pensar naquele momento.

Como o lado direito do cérebro não sabe respeitar regras, ele insiste em levar seu dono para viajar nos momentos mais impróprios. Não restrinja sua mente de dar as suas viajadas ocasionalmente. Tenha sempre em mão papel e caneta para anotar qualquer coisa nova que surja. Depois, ao reler, pode ser que você simplesmente dê algumas risadas e jogue o papel fora, mas pode ser que ela venha a se tornar uma grande sacada para o seu negócio, sua vida ou seu trabalho.

Fonte: Administradores.com

4 conselhos para crescer durante a crise

Empreendedor, executivo, investidor: conheça as dicas de Francisco Valim para superar a crise e crescer nos negócios.

Confira a matéria inteira no Portal Administradores, incluindo um vídeo completo do Webinar feito pela Endeavor onde o profissional fala sobre as principais dicas de como lidar com a crise atual.

O programa 5S e os desafios da atualidade

O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. Primeiro fora implantado nas empresas e em seguida fora levado para a vida pessoal, por ser tão interessante.

Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC - Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente.

O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambiente, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.

No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.

O programa 5s é chamado assim devido a primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina).

É uma ferramenta que ajuda na implantação da qualidade total e tem como objetivo principal melhorar a produtividade e ordem do seu local de trabalho, para que ele permaneça organizado, limpo, padronizando e disciplinando para melhor desempenho das atividades individuais e em equipe.

Entenda melhor como funciona:

Seiri (Senso de utilização)

Separamos o que é útil do que não é útil e do que será descartado. Assim, facilita a organização, porque temos o senso de utilidade e utilização dos recursos. Com melhor utilização racional do espaço, eliminação de excessos, redução do tempo de procura do material e elimina o desperdício.

Seiton (Senso de Ordenação)

Refere-se a organização dos objetos, documentos e pastas, a disposição dos mesmos. Cada coisa em seu lugar para uso imediato. Assim, há diminuição de desgaste físico e emocional, economiza tempo, e aperfeiçoa as decisões emergenciais.

Esse é um dos mais importantes, principalmente para nossa área, é preciso ter um lugar pra cada coisa e tudo no lugar definido. Usar etiqueta em tudo, (pastas, armários e materiais que utilizamos no dia a dia) facilitando a comunicação e otimizando o processo.

Seiso (Senso de Limpeza)

Cada colaborador é responsável pela sua área, e mais importante que limpar é não sujar. Este senso tem como objetivo manter o ambiente físico agradável. Nas empresas que trabalham com maquinas é de suma importância essa limpeza preventiva, para melhor analise das peças e manutenção e\ou troca das mesmas.

Assim, contribuindo para o bem estar e a segurança de todos, este senso também analisa a questão ambiental, criar o hábito de eliminação de fontes de poluição.

Seiketsu (Senso de Saúde)

Trata-se do cuidado com a própria saúde a nível físico, mental e emocional e os 3s acima descritos, já são os primeiros passos para que este senso não seja abalado pelos aspectos citados, que poderiam afetar a saúde. Assim, pensamos e agimos com mais discernimento, melhora as condições de trabalho tanto individual quanto coletiva.

Shitsuke (Senso de Auto disciplina)

E o ultimo processo é simples, manter tudo aquilo que começamos a aplicar desde o primeiro “s”.

É fazer o melhoramento contínuo e permitir que seja sempre um ciclo. É uma ferramenta muito simples quando executada com disciplina, em equipe e sempre.

O resultado é rápido e trazem mudanças incríveis para nosso local de trabalho.

Quando aplicamos esse método, o objetivo é melhorar a qualidade de vida nas pessoas, construir um ambiente saudável e bom para todos os envolvidos. Porém, só será obtido resultado se houver uma disposição de toda a equipe, pois é um trabalho coletivo para o coletivo. Então é preciso respeito ao próximo, trabalho em equipe, responsabilidade, empenho e organização.

Com a alta tecnologia e a velocidade com que chegam e se perdem as novidades, a prática do 5S é mais necessária do que nunca.

Após a guerra, no Japão, era preciso dar um jeito na bagunça para retomarem a vida. Agora, há outro desafio constante a ser atendido, mesmo em países que não passaram por guerra. No mundo de hoje, as coisas chegam muito depressa e rapidamente perdem o valor. Há uma chuva de informações, oportunidades e descartáveis chegando a todo momento.

O papel principal do 5S, hoje, é nos orientar como observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional.

Com o 5S, teremos serenidade para bom proveito, sem estresse, das oportunidades do novo jeito de viver.

Fonte: http://5s.com.br/2/o-que-e-5s.php

Assessoria virtual e o perfil empreendedor

A cada dia mais o outsourcing de profissionais se consolida como uma prática nas empresas, com vistas a reduzir custos, otimizar infraestrutura e, sobretudo, dispor de profissionais altamente capacitados e qualificados.

A Assessoria Executiva Virtual busca dar visibilidade a esta nova atividade profissional - terceirização do profissional de secretariado executivo - e se conjuga com todos os profissionais de secretariado que estão empreendendo frente à esse novo paradigma da área secretarial.

Excelente a matéria publicada no caderno de empregos do jornal Zero Hora  com o título Terceirização chega ao secretariado e Atividade exige perfil empreendedor. Confira abaixo a matéria na íntegra:

06 de novembro de 2011 N° 16878 
Terceirização chega ao secretariado

Nem todos estão preparados para trocar a estabilidade do escritório e da carteira assinada pelas incertezas do empreendedorismo. Abrir uma empresa para prestar serviços terceirizados de secretariado executivo exige ousadia, faro comercial e uma boa rede de contatos.

– A terceirização não é uma opção tão boa para quem está iniciando carreira: é preciso, antes, que o profissional desenvolva suas aptidões profissionais e torne seu nome conhecido no mercado – recomenda Alzira Gomes, proprietária da Secretaria & Cia., empresa de terceirização e consultoria em secretariado.

Os desafios à carreira do secretário freelancer são acrescidos pelo começo desta função no Rio Grande do Sul. Apoiados sobre uma relação de confiança com os assistentes, parte dos altos executivos gaúchos ainda resiste em enxergar a terceirização como uma opção para seu secretariado. Diante disso, cabe aos pretendentes a freelancer planejarem com cuidado seus passos.

– A atividade ainda é conservadora. Então, é necessário ter uma visão clara de mercado e do próprio perfil profissional antes de optar pela terceirização – afirma Francis Nakada, consultor da Produtive Carreira e Conexões com o Mercado.

Profissionais da área podem prestar consultoria organizacional, oferecer programas de treinamento, organizar eventos sociais ou trabalhar para empresas de outras cidadesFoi-se o tempo em que os secretários executivos restringiam seu ambiente de trabalho às antessalas dos gerentes e diretores de grandes empresas. Um movimento comum nos Estados Unidos e em São Paulo começa a ser incorporado pelo mercado do Rio Grande do Sul: a terceirização do secretariado.

Na tentativa de profissionalizar suas estruturas administrativas com um baixo custo, pequenas e médias empresas passam a recrutar secretários que gerenciem agendas, elaborem relatórios e preparem apresentações remotamente, dispensando vínculo empregatício e dedicação exclusiva. Da mesma forma, companhias além-fronteiras que vêm ao Estado se reunir com organizações locais ou promover eventos corporativos passam a procurar freelancers para montar um QG de apoio no território gaúcho. Resultado: expandem-se as opções de trabalho para os secretários executivos.

– Além de permitir um horário flexível, a terceirização possibilita mais oportunidades de ganhos, a partir do atendimento simultâneo a outras empresas ou negociação direta com o cliente – afirma Núbia Balbina Martins, diretora financeira do Sindicato das Secretárias e dos Secretários do Rio Grande do Sul (Sisergs).

Às tarefas convencionais, a terceirização ou outsourcing, em inglês, acrescenta aos secretários a possibilidade de prestar consultoria organizacional, oferecer programas de treinamento, organizar eventos sociais ou trabalhar para empresas em outras cidades.

É o caso de Aline Filippini, 33 anos, que, contratada como terceirizada, pôde manter um trabalho de quase quatro anos com um profissional quando este foi chamado de Porto Alegre para presidir uma empresa metalmecânica na Serra, em setembro passado. Instalada em um escritório em bairro da zona norte da Capital, Aline conversa diariamente com seu cliente e dá suporte para suas decisões estratégicas, como nos tempos em que trabalhavam a metros de distância.

– Com a internet, você acessa banco de dados, compartilha documentos e resolve praticamente tudo o que resolveria presencialmente. Uma ou duas vezes por semana, subo à Serra para conferir as novidades – explica Aline.

Fonte: http://www.secretariaecia.com.br/2011_11_01_archive.html