O poder das emoções nas negociações

Para Shapiro, levar em conta essas dimensões faz toda a diferença e pode levar ao sucesso da negociação.

Um caminho promissor para ser bem-sucedido em uma negociação é saber lidar com as dimensões emocionais que estão sempre presentes nelas. No livro Além da razão – a força da emoção na solução de conflitos, que escreveu em parceria com Roger Fisher, o professor Daniel Shapiro desenvolve a ideia de que é possível a um interlocutor estimular emoções positivas e superar as negativas ao demonstrar apreço e valorizar a afiliação, autonomia, status e a função do outro.

Para Shapiro, levar em conta essas dimensões faz toda a diferença e pode levar ao sucesso da negociação. Um interlocutor desconsiderado, por exemplo, tem as emoções negativas, como raiva e impaciência, estimuladas e reage de forma contrária aos interesses da outra parte. Já quando ele se sente apreciado, as emoções que emergem são as do entusiasmo e da afeição, o que o torna cooperativo.

A vantagem de conhecer e saber lidar com essas dimensões emocionais é que elas podem ser exploradas com a finalidade de entender a experiência emocional de cada parte e como uma estratégia para estimular emoções positivas em nós mesmos e nos outros interlocutores.

Shapiro destaca que a consciência do funcionamento desses mecanismos emocionais ajuda a enxergar o que pode ser motivador para alguém, de forma que se possa ajustar o comportamento em uma negociação para estimular a outra parte. Além disso, essa autoconsciência ajuda a mitigar alguma emoção negativa que comece a aflorar no processo. Essas ações convergem para manter o processo de negociação equilibrado.

Uma das maiores ameaças à negociação, segundo Shapiro, é assumir que o interlocutor é um adversário. Para ele, negociadores não são adversários e sim “sócios”, e se uma parte tem um problema, esse problema é da outra parte também e é preciso sentar e tentar resolvê-lo.

Para estabelecer um processo de negociação positivo, Shapiro recomenda que cada interlocutor busque sempre entender a perspectiva do outro, encontre méritos no que o outro pensa e comunique a ele essa percepção. São atitudes que expressam o respeito e a atenção de um interlocutor ao outro e que encaminham a negociação para um resultado em que todas as partes ganham.

Fonte: HSM

A secretária e os processos de seleção

Depoimento muito interessante do site "Tudo sobre secretariado". Vale a leitura e reflexão.

"Já aconteceu comigo, com você e com todo mundo que tenha participado de um processo seletivo. Quem de nós, nunca ficou intrigada por não ter sido escolhida para uma determinada vaga quando éramos consideradas a pessoal ideal para o cargo? Geralmente, o processo todo consiste em testes de conhecimento de língua portuguesa, inglês ou mais um outro idioma (para as bilíngues), redação, testes de informática, uso da internet, bem como testes psicológico e psicotécnico, entrevista com a consultoria e com a selecionadora da empresa. Na etapa seguinte, participávamos de mais entrevistas, nesta ordem: responsável pelo RH, gerente do RH, secretária da área (quando solicitada), executivos em questão, sendo que, muitas vezes, por incompatibilidade de agendas, era necessário retornar várias vezes à empresa para uma entrevista individual com cada um ou então esperar meses até que o processo todo fosse concluído.

Cada vez que enfrentávamos uma etapa da entrevista e éramos bem sucedidas, nos sentíamos vitoriosas. No final de toda aquela avaliação, quando você pensa que a vaga é praticamente sua e que você foi a escolhida, recebe, depois de alguns dias de total silêncio, uma ligação rápida ou um e-mail vago informando que a vaga foi suspensa temporariamente ou que foi cancelada ou ainda que houve um remanejamento interno entre as secretárias e que não haverá mais nenhuma contratação ou, finalmente que, simplesmente o diretor ou outro executivo, recebeu uma indicação de um amigo e escolheu outra pessoa para a função. Detalhe: a informação é dada sem a menor confidencialidade, preocupação ou constrangimento.

O mais incrível é que isso é frequente e que não acontece nessa ou naquela empresa e sim na grande maioria delas. No começo, por ser inexperiente, costumava ligar para a consultora ou a empresa para saber sobre o andamento da vaga, depois, desisti, porque percebia que se não ligaram é porque já estava descartada, embora tenha recebido durante todo o processo, a atenção e gentileza que todo candidato merece. Percebi isso, através das inúmeras conversas que tive com várias secretárias e também por experiência própria. Até acho que foi bom ter esclarecido isso com elas, porque muitas se sentiam diminuídas, envergonhadas e desvalorizadas por achar que isso tinha acontecido somente com elas. Notamos, porém, que isso era uma constante nos processos seletivos e válido para todos os cargos, empresas e consultorias, desde as mais renomadas até as mais desconhecidas.

Pode até não ser um relato politicamente correto, mas, pior do que comentar, é ter de passar por situações humilhantes desse tipo. Fique alerta, porque você também poderá passar por isso um dia e saberá como agir em tal situação sem ficar com baixa auto-estima. Como em toda empresa, existem bons e maus profissionais, e, infelizmente, você poderá se deparar com um funcionário inapto a conduzir um processo seletivo com clareza e eficiência. 

Acredito que seria mais elegante se o RH ocultasse determinado comentário e dissesse que escolheram outra candidata e ponto final. Certamente, aos olhos da Secretária, essa empresa não teria uma avaliação tão negativa. 

Há uns anos atrás, fiz um curso de um ano, onde, quase a maioria dos participantes era da área de RH. Nesse período, fiz amizade com uma selecionadora de uma agência de emprego, e após algum tempo de intimidade, fiz a fatídica pergunta que sempre me atormentava: “Fulana, por que as agências e consultorias de emprego não costumam dar retorno aos candidatos?”.

Ela, na mais completa paz de espírito me disse que trabalhava muito, que seu dia a dia era estressante, cheio de pendências, muitos candidatos para procurar, outros para entrevistar, prazos curtos e que se ela fosse dar retorno diariamente para todos os candidatos descartados, a conta telefônica seria astronômica, o seu telefone ficaria ocupado o dia todo, não poderia receber ligações, e, o pior, não daria a devida atenção ao candidato selecionado e à empresa que a contratou para buscar esse profissional qualificado. Além disso, ela não tinha um auxiliar para enviar e-mails aos candidatos ou auxiliá-la nas tarefas diárias. Fiquei tão atônita com a resposta, tamanha sua sinceridade, que sua explicação até não justificava tal conduta, mas explicava muito bem o motivo de tal descaso.

Em seguida, perguntei: “Desculpe, mas você não acha que isso não é correto com os candidatos? Nosso nível de expectativa, ansiedade e frustação se misturam durante toda a espera. Eu mesma já tive inúmeras experiências negativas, principalmente porque consultorias e empresas prometem que irão ligar, que é para aguardar, que você está no perfil, etc.”.

Novamente ela me respondeu com a sua calma peculiar: “Mas, você gostaria que respondêssemos o quê? Que o candidato é desqualificado para a função, que não tem perfil, que sua aparência não é boa, que existem candidatos melhores que ele e que sua faixa salarial é incompatível com o salário proposto pela empresa? Falamos qualquer coisa para sermos elegantes, gentis e discretos. Afinal, criticar uma pessoa é muito constrangedor e não são todos que aceitam uma crítica construtiva. Também, era comum no meio do processo, a empresa parar com tudo sem também lhe dar uma explicação satisfatória, muitas vezes, contratavam funcionários internos da empresa por meio de alguma indicação ou mudanças nos planos mesmo. Com isso, também ficávamos prejudicados porque perdíamos tempo, dinheiro e não recebíamos nosso pagamento. Muitas vezes, não é só o candidato que se prejudica, nós também passamos por isso. Em se tratando de seleção, nunca se sabe o que pode acontecer”. 

Depois desse depoimento, não quis saber mais nada e já poderia, morrer em paz. Minha dúvida já estava esclarecida.

Certa vez, participei de um processo seletivo e, ao final, soube pela selecionadora e pela psicóloga que me entrevistaram que eu não estava no perfil que a empresa buscava, que o executivo precisava apenas de uma secretária que fizesse a rotina básica do escritório e que não era necessário ter tanta experiência e formação como a minha, até porque o salário oferecido era mais baixo do que eu tinha. Disseram ainda, que pela minha qualificação, poderia ser aproveitada em outra área da empresa para poder utilizar melhor meus conhecimentos.

Saí de lá empolgada, acreditanto realmente que seria chamada para uma outra entrevista em breve conforme me foi garantido. Descartei na época, até outros contatos de entrevista, porque havia gostado muito daquele empresa. Pois é, estou esperando essa ligação até hoje. 

Acreditem se quiser, mas a empresa em questão, era referência para mim no segmento em que atua, multinacional e líder de mercado no Brasil até hoje. Sinceramente, me senti enganada! 

Já em outra oportunidade, participei de um processo, que desde o início, me incomodou, pela forma como todo o processo foi conduzido.

A entrevista foi na própria fábrica onde ficava também o escritório da empresa. Notei que, a fábrica, embora estivesse pintada de branco, mais parecia de cor cinza, tamanho era o desleixo aparente.

Quando cheguei à recepção, a funcionária me avisou que a selecionadora iria demorar um pouco para nos atender. Éramos umas oito secretárias à espera dela. Achei até que seria uma dinâmina em grupo onde todas seríamos avaliadas em conjunto.

Essa demora levou exatamente quarenta minutos em pé, pois não havia cadeira suficiente para todas. Coitadas daquelas que estavam de salto alto. Era uma manhã fria e chuvosa de sábado e toda vez que a porta da recepção se abria, sentíamos aquele vento gelado em nossos rostos. Nossa maquiagem pegou uma carona com o vento e se foi também. Quem mais sentia aquela friagem era a recepcionista, pois ela ficava em frente à porta principal. Ninguém apareceu e nos ofereceu uma cadeira para sentar, uma água, um café ou fizeram qualquer outra gentileza.

Apareceu sim, uma faxineira, que começou a varrer o chão onde estávamos e deu uma varrida também em nossos sapatos, tamanho o aperto onde estávamos amontoadas.

A tal recepcionista não se mostrou nem um pouco atenciosa conosco. Não usava uniforme, estava com uma roupa amassada e velha, o cabelo estava despenteado e mostrava-se bastante irritada com nossa presença, pois também atendia ao telefone e nossa presença a incomodava bastante.

Após a longa espera, a selecionadora apareceu e nos encaminhou a sua sala. Foi incapaz de se desculpar ou explicar o motivo de sua demora, de nos oferecer algo para beber ou nos agradecer pela presença.

Eu me senti muito mal lá; queria pegar minha bolsa e sair correndo, mas procurei manter a classe e fiquei lá somente para marcar presença até porque nem estava mais interessada na vaga diante de tudo que presenciei.

Mas, o pior estava por vir. 

A entrevista foi coletiva, para meu espanto, e durou quase uma hora. A entrevistadora não se mostrou nem um pouco simpática conosco e foi muito exigente na descrição do cargo e rigorosa com as normas da empresa. 

Avisou também às interessadas que a escolhida teria de trabalhar meio período, uma vez por mês, aos sábados, devido à sobrecarga de trabalho. Disse também que preferiu nos chamar naquele sábado para que pudesse reunir todas em um só dia pois sabia que todas nós estávamos trabalhando e assim não haveria problema de ninguém faltar à entrevista ou ter qualquer outra preocupação.

Todas éramos solteiras (na época) e sem filhos, perfil também exigido pela empresa. Ao final, disse, em um tom bastante rude, que, caso alguma de nós não pudesse trabalhar aos sábados, era melhor que desistíssemos logo da vaga para não causar transtornos futuros à empresa. Nesse momento, uma das candidatas se levantou, agradeceu e disse que, por esse motivo, não estava mais interessada na vaga.

Depois de dar outras explicações e tirar algumas dúvidas das candidatas, ela nos acompanhou até a porta e disse que entraria em contato com as canditadas escolhidas para fazer alguns testes e, logo em seguida, haveria a entrevista com o diretor, que seria a etapa final da seleção.

Saí de lá me sentindo enganada e com um sentimento de frustação muito grande. Seria melhor não ter acordado tão cedo e ter ficado descansando em casa naquele sábado frio e chuvoso.

Como disse, trata-se de uma multinacional de grande porte e fabrica até hoje um alimento que eu adorava consumir e o fazia com frequência. Depois desse episódio, nunca mais quis olhar para o tal alimento, muito menos comprar outros produtos vendidos pela marca, pois me dava nojo e me remetia a péssimas recordações. Ainda hoje, tais produtos são considerados de alta qualidade e líderes em seu segmento.

Porém, o inverso também já me aconteceu. Participei, meses depois, de um processo seletivo que, por um detalhe no perfil, não fui a escolhida. Já nutria admiração e respeito por aquela empresa, ainda mais pelas notícias que tomava conhecimento na mídia sobre qualidade, tecnologia, investimento, higiene e respeito ao consumidor. Por coincidência, também era uma empresa alimentícia, consumia seus produtos e, a comparação, com a empresa anterior, foi inevitável. 

Depois da entrevista passei a admirar ainda mais aquela empresa e lamentei muito não poder trabalhar lá. Fui muito bem tratada desde o início até o final do processo seletivo, a começar pelo segurança na entrada do prédio, recepcionista, secretária e selecionadora. Durante o tempo em que aguardei para a entrevista (fui atendida pontualmente), todos que circulavam pela sala, me cumprimentavam com um largo sorriso. Eu até me senti a dona da empresa ou uma visitante ilustre tamanha consideração e respeito que tiveram por mim. Nem parecia uma humilde candidata a uma vaga.

Contei essa história para dizer que, independentemente do cargo a que concorremos em uma empresa, o respeito a qualquer candidato é fundamental.

Hoje, sabe-se que quase 90% das contratações são feitas por meio de indicações qualificadas, que podem ser feitas tanto por pessoas internas como de fora da empresa. É o famoso networking (rede de relacionamentos) tão conhecido e utilizado hoje em dia. Com uma boa referência e recomendação, a empresa, ganha tempo, produtividade, eficiência e se sente mais segura na hora de contratar o futuro funcionário.

Antigamente, eu me lembro bem, recebia uma carta-padrão ou mesmo um telegrama assinados pelo RH da empresa agradecendo minha participação no processo seletivo. Caso a entrevista fosse intermediada por uma consultoria especializada, a própria selecionadora me ligava para me dar um parecer sobre meu desempenho na entrevista.

Hoje em dia, isso é coisa rara. Se você tem a felicidade de receber um retorno sobre sua entrevista, embora não tenha sido a escolhida, sinta-se respeitada e admire ainda mais a empresa ou consultoria em questão e procure recomendá-los aos amigos. 

Alguns profissionais até dizem que fazem o possível para dar uma posição aos candidatos sobre a vaga, porém, devido ao acúmulo de trabalho, quantidade de currículos para avaliar, entrevistas agendadas, pouco tempo disponível e muita pressão no trabalho, torna-se difícil e quase impossível responder a todos que participam das entrevistas.

Espero que as empresas não se esqueçam de que, embora os candidatos estejam lá à procura de emprego, são, também consumidores em potencial e poderão sim comprar ou não os produtos que a empresa fabrica dependendo de como o candidato é tratado e de como a entrevista é conduzida. São essas pessoas que fazem a famosa propaganda boca a boca, agora mais rápida e dinâmica com a era da internet. Tais relatos feitos aos conhecidos e amigos, poderá enaltecer, bem como manchar a imagem da empresa perante seus consumidores.

Se você é Secretária do departamento de recursos humanos e presencia esse tipo de situação, é importante alertá-los das consequências negativas que isso acarretará à imagem de sua empresa perante os candidatos e consumidores.

Portanto, não se esqueçam de que o RH, e não só a área de Marketing e Vendas, tem um papel fundamental na imagem que a empresa transmite aos seus clientes internos e externos. Como sabemos, leva-se muito tempo para se conquistar um cliente, porém, basta um pequeno deslize para perdê-lo.

E, se, ao final do processo, você for a escolhida, verifique se o RH cumpriu com o que lhe prometeu: descrição do cargo e perfil do executivo coerentes com o informado, salário, horário de trabalho, banco de horas ou horas extras, plano de carreira, benefícios, desenvolvimento profissional, cursos de reciclagem, ética dos funcionários e valores da empresa, entre outros aspectos. 

Fique atenta também, caso for participar de um processo interno na empresa onde trabalha, pois, é comum ocorrem injustiças e muitas vezes a seleção não se dá de forma transparente. Portanto, lembre-se: a funcionária escolhida, nem sempre é a mais competente.

Segundo a afirmação de uma pesquisa internacional, o selecionador leva apenas trinta segundos para formar uma opinião sobre o candidato muitas vezes sem que ele precise sequer abrir a boca, embora possa ocorrer graves enganos nessa prática. Acredito então, que o inverso também seja verdadeiro; porém, mais abrangente, porque formamos uma opinião não só sobre o selecionador e sim sobre a empresa em geral."

Você está produzindo o necessário para sobreviver a 2015?

As correções necessárias para manter a operação agora tornarão a empresa mais competitiva no futuro. Muitos concorrentes não sobreviverão ao período ou ficarão mais fracos.

O ano começou com a eliminação de 81 mil vagas, conforme o Cadastro Nacional de Emprego e Desemprego (Caged), do IBGE. É um dado alarmante, já que o resultado é pior registrado em um mês de janeiro desde 2009, ano que foi marcado pela crise do subprime. Economistas, bancos, consultorias e o próprio governo creem em um PIB negativo em 2015 e, diferente de anos anteriores, o trabalhador será o mais penalizado. O mercado de trabalho passará a refletir fiel e rapidamente o que ocorre na economia.

O quadro de suposto emprego pleno dos últimos anos baseou-se no consumo. Só por isso, iria ruir. Agora, com as discussões sobre a redução da desoneração sobre folha de pagamento, que poderá subir em até 150% para alguns setores, empresários tendem a se antecipar e demitir.

Com a economia paralisada, o engessamento provocado pela CLT não deixa alternativa que não seja cortar pessoal. Ocorre que, para sobreviver ao momento, as empresas, mais do que nunca, precisarão do empenho de seus empregos. E como conseguir que eles, que serão ou temerão serem sacrificados, se engajem neste momento?

A transparência serve para fazer os funcionários se sentirem parte do todo. A eles, devem ser comunicados o quadro atual da empresa, a situação do seu segmento e o planejamento. Todos devem estar a par dos planos traçados para enfrentar as dificuldades, dos possíveis sacrifícios, alternativas e cenários futuros. Ao se sentirem parte da corporação, lutarão por ela – e pela manutenção de suas vagas.

Metas devem ser estabelecidas em todos os níveis. Deverão ser factíveis, a fim de dar confiabilidade aos indicadores e garantir a credibilidade do gestor. O administrador deve monitorar cada departamento. Os gerentes, cada um de seus liderados. É importante que decisões mais traumáticas baseiem-se no desempenho de cada profissional.

Historicamente, as empresas nacionais, por diversas razões, seguem alheias à busca por produtividade. Períodos de dificuldades evidenciam falhas. Corrigi-las garante a perenidade do negócio. É a produtividade que justifica a remuneração do profissional e garante a competitividade da corporação.

Crises geram oportunidades. As correções necessárias para manter a operação agora tornarão a empresa mais competitiva no futuro. Muitos concorrentes não sobreviverão ao período ou ficarão mais fracos. Quando o pior passar, os sobreviventes encontrarão menos players em seus nichos, e receberão mais encomendas. Quem sobreviver será mais forte em 2016.

Fonte: Administradores.com

Criatividade e a profissão de secretariado

Hoje é inquestionável a busca das empresas por profissionais que, além de bem qualificados para executar suas funções, sejam criativos. Quanto maior o nível do secretário executivo, maiores são as responsabilidades delegadas a ele e, para isso, maior deverá ser sua qualificação, desde noções de liderança e gestão estratégica, de pessoas e de projetos para auxiliar no processo de tomada de decisões, exigindo desse profissional muita criatividade.

Todos nós nascemos criativos, mas a vida acaba nos impondo restrições que nos obrigam a aprender a pensar sempre de um mesmo jeito, sempre alinhado com o que as pessoas pensam. Isso é extremamente normal, pois caso contrário nem sequer seriamos aceitos socialmente.

O problema é que quando nos acostumamos a pensar sempre do mesmo jeito e sempre buscando a concordância dos outros, acabamos matando nossa capacidade de pensar diferente e, consequentemente, nossa capacidade criativa. Dá para mudar isso? Com certeza, mas exige um certo esforço cujos resultados não vêm de uma hora para outra e nem de uma vez só. A seguir passo algumas dicas para você melhorar sua capacidade de pensar diferente e gerar inovações.

Desafie as regras – Todos nós, sem exceção, somos doutrinados a seguir regras desde a infância. ‘Não faça isso’, ‘Não suba aí’, ‘Isso é errado’, ‘As pessoas não fazem assim’. Cada ‘não’ que ouvimos é um tijolo que colocamos em paredes que formam ‘caixas’ que nos cercam, nos protegem e permitem que sejamos aceitos socialmente. Ao chegarmos à idade adulta, o fato de estarmos encerrados nestas caixas do pensamento impedem que visualizemos uma realidade fora deste mundo de regras.

Existe um jargão típico entre os consultores de criatividade que é ‘Pensar fora da caixa’ o que, na verdade, nada mais é que desafiar estas mesmas regras que nos podam o pensamento inovador e imaginar como ficaria cada situação se não houvesse regras, se não estivessemos presos aos paradigmas sociais e legais que formam os paradigmas do que é ‘certo fazer’, do que é correto e aceito pelas pessoas. Pensar fora da caixa é criar situações em que você possa se desvencilhar das convenções e normas e elevar o pensamento para encontrar soluções inovadoras e criativas.

Dê um ‘toc’ na cuca – Muitas vezes precisamos que alguma coisa aconteça em nossas vidas para que saiamos do marasmo da rotina e impulsionemos nossa mente para explorar todas as possibilidades para lidar com situações adversas. Um ‘toc’ na cuca pode ser dado por uma demissão, a perda de um parente próximo, uma viagem inesperada, um assalto, ou uma coisa positiva também, como uma promoção, um elogio vindo de alguém que você não esperava, regando o jardim.

A revista Você S.A. publicou uma vez uma parábola que contava como dois monges foram bem recebidos por uma humilde família que repartiu o pouco que tinha para recebê-los e ofereceu sua casa para o pernoite. Ao saber que tudo que eles tinham era graças a uma vaca que lhes dava leite para beber e vender, o monge mais idoso ordenou seu colega que empurrasse a vaca penhasco abaixo no meio da madrugada. Sem entender, o jovem monge obedeceu. Na manhã seguinte, bem cedo, antes de todos acordarem, eles se foram. Depois de alguns anos, o jovem monge fez o caminho novamente e quis matar a curiosidade sobre o fim que levou aquela família. Qual não foi a sua surpresa ao descobrir que no lugar do casebre havia uma boa casa, crianças saudáveis brincavam no jardim e tudo estava bem cuidado e com sinais de prosperidade. Ao indagar o dono da casa, ele descobriu que sua vida mudou depois que sua vaca morreu. Ele e a família foram obrigados a buscar outro meio de sobreviver e então descobriram tudo o que eles poderiam fazer e assim reverteram suas vidas miseráveis. Tudo graças à morte da vaca que os sustentava. Você se lembra da frase: ‘A necessidade é a mãe da invenção’?

Divirta-se – Bem, se a necessidade é a mãe da invenção, o divertimento é o pai dela. Minhas melhores idéias surgem quando estou brincando com meus filhos, ou a partir da segunda cerveja com os amigos. Os momentos de descontração aliviam a mente para navegar solta, com as defesas abaixadas, sem bloqueios e sem a preocupação com as exigências e normas a serem seguidas.

Na verdade, você não precisa necessariamente se divertir, basta se distrair. O importante é sair do contexto da situação que você está precisando resolver. Se alguém te perguntar qual é o momento em que você mais precisa ser criativo, com certeza, as principais respostas seriam algo como: ‘Quando tenho um problema para resolver’, ‘Quando tenho uma necessidade para atender’ ou ‘Quando o prazo está se esgotando’. Mas, se te perguntarem qual é o momento que as respostas vêm com mais facilidade, as respostas passam para algo como: ‘Quando estou fazendo alguma coisa não relacionada com o problema’, ‘Quando estou só me distraindo’ ou ‘Quando estou relaxado’.

Anote tudo – Talvez você não se dê conta, mas nossa mente trabalha o tempo todo, nunca tira folga, e, justamente nos momentos de descontração ou que se está fora do problema é que ele pode encontrar uma grande solução. Se você estiver focado no problema, com certeza se lembrará da solução depois de algum tempo. Só que nestes momentos, idéias espontâneas surgem, aparentemente do nada, e lamentavelmente a maioria é descartada antes de tomar forma, simplesmente porque forçamos a mente a focar no que é preciso pensar naquele momento.

Como o lado direito do cérebro não sabe respeitar regras, ele insiste em levar seu dono para viajar nos momentos mais impróprios. Não restrinja sua mente de dar as suas viajadas ocasionalmente. Tenha sempre em mão papel e caneta para anotar qualquer coisa nova que surja. Depois, ao reler, pode ser que você simplesmente dê algumas risadas e jogue o papel fora, mas pode ser que ela venha a se tornar uma grande sacada para o seu negócio, sua vida ou seu trabalho.

Fonte: Administradores.com

Secretária executiva: cartão de visita da empresa

A imagem que uma empresa constrói perante seu cliente vai além de modernos cartões de visita, prédios suntuosos, endereços em bairros elegantes e executivos bem vestidos e educados.

Não podemos nos esquecer, nunca, de que a secretária sempre foi e será o cartão de visita de qualquer empresa.

Certa vez, participando de uma palestra com uma profissional em etiqueta, ela nos contou que havia chegado uns minutos adiantada para uma reunião em uma conhecida empresa.

Após ter se identificado à secretária, ela foi conduzida à sala de reunião para aguardar o tal executivo. Nesse momento, a secretária disse a ela para que aguardasse ali e que seu chefe viria recebê-la assim que termimasse a reunião. Alguns minutos depois, entra na sala o tal executivo e se depara com a consultora em pé o aguardando, perto da janela. Ele, supreso, perguntou a ela por que ela não havia se sentado enquanto o esperava. Ela, então, lhe respondeu, timidamente, que não havia se sentado porque a secretária dele não havia dito para ela se sentar. Ele, claro, ficou sem graça, se desculpou e iniciou a reunião. Sabe-se lá o que a tal secretária teve de ouvir do chefe depois da reunião.

Parece uma tolice, uma história totalmente sem nexo, não é? Porém, acreditem, é tão comum que vocês nem podem imaginar.

Infelizmente algumas secretárias estão mais preocupadas com a roupa que irão trabalhar, com o perfume, com o tipo de maquiagem que irão usar, com as unhas, a pele e o cabelo. Não que isso não seja importante. É claro que é! Mostrar uma boa aparência reflete o respeito que se tem pelo cliente. Porém, não é só isso. Existem outros pequenos, mas importantes detalhes, que fazem toda a diferença na hora de se recepcionar bem um cliente.

Quando um executivo chega à qualquer empresa, seu contato inicial e principal será com a secretária e, por isso, ela deve sempre se mostrar gentil e interessada em ajudar o visitante e fazer bom uso de sua etiqueta.

A seguir, memorize essas dicas úteis para receber bem e impressionar qualquer cliente que vier a visitar sua empresa:

* Deixe a recepcionista e o segurança cientes da visita e da importância do visitante. Libere o estacionamento para ele e não se esqueça de informar o nome e a empresa de onde vem o cliente, pois isso facilitará o trabalho de ambos; 

* Cuide de sua apresentação pessoal e aguarde pelo cliente assim que ele chegar, seja em sua sala ou na porta do elevador. É muito desagradável quando um visitante sai do elevador e fica desorientado sem saber para que lado ir;

* Se ele aparecer à sua frente de uma forma inesperada e você estiver ocupada com algo ou atendendo ao telefone, dê atenção ao cliente imediatamente;

* Apresente-se com um sorriso sincero, chame-o pelo nome e faça-o se sentir à vontade, ofereça algo para ele beber e ler;

* Se ele estiver em uma sala de espera ou sala de reunião, verifique a temperatura do ar-condicionado, pois, ninguém reclama, mas todo mundo sabe que incomoda;

* Converse sobre amenidades (tempo, trânsito, notícia do dia, etc.), caso ele esteja já há algum tempo aguardando pelo seu chefe;

* Demonstre atenção ao visitante, e vá à sala onde ele estiver, e pergunte se ele precisa de mais alguma coisa;

* Seja discreta. Se o cliente estiver aguardando na sala de seu gestor ou na sala de visitas ao lado da sua, evite falar ao telefone ou mesmo conversar com outros funcionários na presença dele. Pode ter certeza de que, mesmo sem querer, ele ouve tudo;

* Nunca, em momento algum, tome o seu café da manhã ou coma em seu local de trabalho, principalmente na presença de clientes;

* Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado, com assuntos confidenciais bem guardados e longe de curiosos;

* Evite discutir ao telefone com quem for, falar muito ou rir alto, mesmo que isso seja um hábito seu;

* Mesmo que o cliente pergunte, nunca dê nenhuma informação particular sobre seu chefe ou empresa. Na dúvida sobre o que responder, diga que não sabe sobre o assunto. Muitas vezes, essa sondagem ocorre com candidatos à alguma vaga na empresa;

* Quando a hora da reunião chegar, acompanhe o visitante até a sala de seu chefe e feche a porta;

* Evite incomodá-los durante a reunião e procure manter seu local em silêncio;

* Ao término da reunião, despeça-se do visitante, oriente-o na saída e o agradeça pela visita. 

Pronto! Missão Cumprida! Ponha-se sempre no lugar do visitante e imagine como você gostaria de ser recebida na empresa.

Com certeza você já presenciou algum deslize ou indelicadeza com um cliente, ou mesmo, sem querer, você não lhe deu a devida importância. 

Eu mesma, na condição de secretária, já fui recepcionada por secretárias de altíssimo nível em empresas do mesmo gabarito, tanto na condição de candidata à uma vaga, como representante da empresa em que eu trabalhava. Com tal atitude, elas me fizeram admirar ainda mais a empresa. Outras secretárias, porém, que não tinham a mesma postura, deixavam muito a desejar, o que refletia negativamente na imagem que eu tinha em mente sobre determinada empresa. Quando se é bem recepcionado, temos a impressão de que todos os funcionários são assim com os visitantes: bem educados, atenciosos, comprometidos e, principalmente, competentes.

Lembrem-se de que a secretária, muitas vezes, pode ter um nível de educação e classe superiores ao do seu chefe, mas nunca poderá ser inferior.

Podem estar certos, o visitante quando muito impressionado e satisfeito com o atendimento, agradecerá a você ou comentará com seu gestor, e isso lhe dará uma grande satisfação.

Muitas vezes, não sabemos o motivo da reunião nem o grau da importância de determinado visitante; por isso, tenha sempre um padrão único de atendimento.

Nunca se sabe quando aparecerá uma consultora de etiqueta para uma reunião com seu chefe em sua empresa.

Fonte: Tudo sobe secretariado

A arte da comunicação: você a domina?

"Em geral, toda secretária possui algumas características em comum que são fundamentais para o exercício da profissão. Um exemplo básico, é a facilidade de se comunicar, seja de que forma ou com quem for.

O ser humano se comunica de diferentes formas para expressar o que sente. Isso varia de pessoa para pessoa, de acordo com a personalidade de cada um, e depende da idade, sexo, raça, religião, crenças, nível cultural e social de cada um.

Também é fundamental levar-se em conta a situação vivida, ou seja, se é uma situação totalmente nova ou recorrente, o ambiente, o grau de familiaridade com o agressor e o nível de emoção da pessoa agredida para definir se o seu comportamento e atitude em relação à ação e reação a ser tomada será eficaz, como também o grau de impacto gerado frente a uma ou mais pessoas.

Agimos e reagimos diferentemente diante de algum problema e, não raro, encontramos outras formas de resolvê-lo, mesmo quando ele se repete, o que reflete nosso nível de tranquilidade, poder de julgamento, maturidade, equilíbrio, raciocínio, segurança e criatividade.

Quantas vezes, em sua vida, especialmente em seu ambiente de trabalho, você não quis dizer alguma coisa e disse outra totalmente diferente, ou mesmo se calou quando deveria se pronunciar para se defender ou mostrar seu ponto de vista em determinada situação. Isso acontece se formos sensíveis ou vulneráveis a certos assuntos e, por isso, ficamos apáticos, medrosos e inseguros para responder, o que representará aos olhos dos outros, uma forte ingenuidade, timidez, ignorância, passividade e insegurança para agir.

Por outro lado, o contrário também poderá ocorrer, ou seja, se formos rápidos e firmes para responder a algum comentário ou ataque, demonstraremos ser mais agressivos, destemidos, confiantes e inteligentes.

Quantas vezes você não se surpreendeu com amigos e colegas tendo determinada reação quando você poderia jurar que aquilo jamais aconteceria ou que, aquela pessoa deveria ter tido outra atitude.

Até você mesmo, quando se depara com algum problema e resolve a situação de uma determinada forma, logo em seguida, fica se remoendo, porque deveria ter agido de uma forma completamente diferente mas que, na impulsividade e no calor da emoção, tomou uma atitude totalmente inversa da desejada, o que, muitas vezes, o prejudicou, profissional e socialmente.

Em casa, no trabalho, com amigos ou mesmo entre desconhecidos é preciso ter uma certa dose de equilíbrio para saber usar ou não a palavra na hora certa. Aliás, isso é fundamental. Pensar o que poderia ter dito ou feito depois de algum fato acontecido de nada adiantará. O tradicional argumento de que “se eu tivesse falado ou feito aquilo…”, “se eu não estivesse tão nervoso…”, “por pouco eu não…”, “eu quase…”, “tive de contar até dez para…”, “respirei fundo para não”, “como eu pude deixar aquilo acontecer comigo”, “se fulano não tivesse se intrometido”, “da próxima vez eu,,,”, “isso não irá mais se repetir”, etc., perde o sentido, após o fato ter acontecido.

Até mesmo quando se consegue pensar antes de se pronunciar a primeira palavra, muitas vezes, até sem perceber, falamos de uma forma que a pessoa não consegue entender, ou pior, entende o recado de forma totalmente errada e distorcida. Por isso, deve-se pensar duas vezes, ou seja, pensar bem antes de falar e, ainda, imaginar se o que for dito, será plenamente entendido pelo receptor da mensagem.

Se você foi feliz ou não em determinada situação é um mérito só seu e também de nada garantirá que determinada pessoa não o provoque novamente ou que aquele fato não se repita. Tudo dependerá do seu estado de espírito no dia.

Até mesmo quando não dizemos nada frente a algum problema, estamos, falando muito ao julgamento dos outros. Por isso, muitas vezes, calar poderá ser a melhor ou pior alternativa em determinado momento.

Existem também aquelas pessoas que esperam os ânimos se acalmarem para só então agir. Costumam chamar a pessoa em particular para expressar o que pensam e sentem. Em geral, isso também dá resultado e sua imagem muda radicalmente em relação àquela pessoa, embora nada garantirá a boa convivência entre as partes.

Brigar, xingar, ignorar ou mesmo deixar de falar com determinada pessoa, mudar de departamento, de emprego ou de chefe, fingir que nada aconteceu ou mesmo difamar a tal pessoa aos quatro cantos, também não são as melhores alternativas.

Uma vez, ouvi em entrevista, um famoso psiquiatra brasileiro comentar que, desde jovem sofria com esse tipo de problema. Não sabia se defender ou responder à altura quando era necessário, embora sempre tivesse a resposta na “ponta da língua”, porque preservava muito a elegância e a educação.

Era comum gaguejar, ter argumentos desconexos, ou mesmo se perder no pensamento quando precisava expressar seu sentimento.

Sempre se achou uma pessoa inteligente e madura, porém, por insegurança e timidez, deixava sempre a desejar quando precisava agir.

Vendo-se sem saída, desenvolveu uma tática infalível. Com tranquilidade, pensou em todas as situações já vivenciadas e as analisou em detalhes. Como um roteiro, planejou atitudes e respostas para cada uma delas. Foi um pouco trabalhoso, porém, quando aquele tipo de situação se repetia, em maior ou menor intensidade, era só se lembrar do roteiro para falar e agir conforme o planejado. Assim, mostrou-se ser uma pessoa mais segura e confiante e, aquelas pessoas que costumavam importuná-lo, aprenderam a respeitá-lo e perderam a força.

Peguei aquele exemplo para mim e procurei fazer o mesmo. E não é que deu certo? Não foram poucas as vezes em que pude “tirar uma carta da manga” e dizer minha opinião sobre determinado assunto ou agir adequadamente em um momento crítico.

Já, as pessoas mostravam-se boquiabertas ou então calavam-se frente ao meu comentário, ora agressivos, ora gentis, porém, sempre ditos com muita firmeza, personalidade e propriedade.

Pude me sentir muito mais aliviada e segura de mim mesma. Por isso, se você se sente vítima de situações desse tipo, faça o teste.

Em teoria, poderá soar estranho fazer isso, porém, na prática, essa técnica se mostrará muito eficiente.

Caso não consiga criar boas alternativas para determinado problema e não saiba o que e como falar, converse com amigos ou pessoas que admira, pois, certamente, elas lhe ajudarão muito. E você, com certeza, aprenderá a se defender e a ser uma pessoa mais livre, dona de si e, acima de tudo, mais respeitada.

Lembre-se de que, não é você que é mal-educado ou indelicado por responder e sim quem fez o comentário maldoso ou desagradável em um momento inoportuno.

Acredite: mais do que a força física, o poder de uma palavra pode derrubar uma pessoa."

Fonte: Tudo sobre secretariado